6W para aligerar tu cartera de clientes de forma fácil

Una de las tareas clave de cualquier negocio es una buena gestión de la cartera de clientes, lo que no sólo incluye captación y fidelizacion, sino también finalizacion de la colaboración en buenos términos.

Las dos primeras pueden parecer difíciles, pero es la tercera la que hace perder más tiempo porque muchos freelance no la ejecutan de forma correcta, lo que repercute de forma negativa en su trabajo.

Si lo que te interesa es encontrar nuevas ofertas de trabajo freelance, y nuevos clientes, hay una nueva página que pone en contacto a clientes y empresas, sin intermediarios ni comisiones.

Pero si lo que necesitas saber es cómo finalizar con éxito la colaboración entre el freelance y el cliente, este post que responde a seis cuestiones esenciales: ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Por qué? ¿Cómo? ¿Dónde? y ¿Quién?

What: ¿Qué es eso de dejar de trabajar con un cliente?

Conseguir clientes cuesta a los freelancers, pero no siempre es posible mantenerlos hasta el infinito, y el cliente no es el único que puede poner fin a una relación mercantil, el freelancer también puede decicir cuando ha llegado el momento de terminar la colaboración.

Dejar de trabajar con un cliente, o varios, es una de las tareas más difíciles a las que se tiene que enfrentar un freelance. Sin embargo, hay ocasiones en las que, por unos motivos o por otros, se hace necesaria una actualización de la cartera de clientes para encontrar aquellos con los que dejar de trabajar. Y en otras, simplemente, se hace evidente que no se puede seguir trabajando con un cliente en concreto.

Sea como sea, en algún momento es necesario dejar de trabajar con un cliente.

When: ¿Cuándo es el mejor momento para hacerlo?

El proceso debe comenzar tan pronto como se detecte la necesidad de dejar de trabajar con el o los clientes.

A los freelancers nos cuesta mucho conseguir clientes y aún nos cuesta más fidelizarlos, pero la tarea de decirles adiós es la que más tiempo nos roba. De hecho, es frecuente caer en el error de retrasarlo todo lo posible.

Why: ¿Por qué iba a querer dejar de trabajar con un cliente si me cuesta mucho conseguirlos?

Los aspectos económicos, o que sea el típico cliente pesado que está todo el día cambiando de idea sobre los proyectos, no son las únicas razones para despedirse de un cliente

Por ejemplo, hace tiempo indiqué estas 4 razones por la que deberías dejar de trabajar con ese cliente, pero no son las únicas:

  • Cuando se reconozca que no se puede disponer de tiempo para realizar un trabajo de calidad,
  • Cuando un aumento del volumen de trabajo haga imposible gestionar todos los proyectos
  • Cuando sea necesario destinar tiempo a otras actividades, laborales o no,

Pueden ser otros tres ejemplos de motivos para dejar de trabajar con un cliente, y aquí van otros dos más:

  1. Antes de terminar el año, reviso el estado de mi negocio, analizó ma calidad del trabajo hecho y la satisfacción de los clientes, planifico nuevos objetivos… A partir de ahí, una de más tareas es determinar si seguir trabajando, o no, con mis clientes, teniendo en cuenta si puedo seguir ofreciendo un trabajo de calidad, si los proyectos desarrollados me resultan motivadores, la relación con el cliente…
  2. Después del parto, tenía derecho a una baja de 16 semanas. Es decir, varias semanas en las que no iba a trabajar nada de nada y no iba a poder realizar ningún proyecto. Tenía también claro que la vuelta sería paulatina, y que tardaría en poder atender a proyectos urgentes o que necesitarán de especial atención o dedicación. Por ello, y a pesar de que me había costado mucho conseguirlos, tuve qe dejar de trabajar con varios de mis clientes.

Es decir, que razones puede haber tantas como tipos de clientes y de trabajadores.

How: ¿Cómo planteo a mi cliente que ya no seguiré trabajando con él?

Dejar de trabajar con un cliente no significa echar por tierra la buena relación que se ha mantenido hasta el momento, incluso aunque no haya sido el mejor cliente, siempre hay que intentar que la relación concluya de la mejor manera posible. Por ello, creo que es importante cumplir, dentro de lo posible, con estos cuatro puntos:

  1. Sin buscar excusas para retrasarlo. Una vez que se ha tomado la decisión, lo mejor es afrontarla tan pronto como sea posible.
  2. Pronto, pero con preaviso, para que el cliente tenga tiempo de buscar una solución que no perjudique a su negocio o a sus necesidades.
  3. Siendo claros y honestos con el cliente. No hace falta sacar todos los trapos sucios, pero es bueno aclarar los motivos para es finalizacion de la colaboración.
  4. En buenos términos, aun cuando los motivos para dejarlo hayan sido dificultades entre freelance y empresas, siempre es mejor concluir la relación de forma cordial. Nunca se sabe si, en futuro el cliente podría recomendarnos a terceros o ayudarnos en nuevos proyectos.

Where: ¿Dónde le envío la información del fin de la comunicación?

El mejor canal para comunicar el fin de la relación laboral es el mismo que se emplea habitualmente con la persona de contacto.

En función de los motivos y del tipo de relación que se tenga con el personal (y con independencia de la empresas si es el caso), se puede valorar una despedida más personal, como por ejemplo, una llamada de teléfono para dar las gracias por el tiempo que han confíado en la profesionalidad del freelance.

En cualquier caso, es recomendable dejar constancia por escrito del fin de la colaboración y de los términos (fecha de fin definitivo, entrega de proyectos pendientes, pago de facturas atrasadas…) escribir un email es siempre una buena idea, para esto, y para cualquier otro acuerdo al que se llegue con un cliente.

Who: ¿Quién es el que va a pasar el mal rato de hablar con el cliente?

El propio freelance. Al menos hasta que se cree una figura profesional que gestione este tipo de tareas e incluso así, el profesional podría alentar a dar el paso, asesorar sobre cómo ejecutar el proceso de dejar a un cliente e incluso establecer un calendario de pasos para finalizar, pero debería ser el freelance quien se despida del cliente.

Dejar de trabajar con un cliente no es, desde luego, la más sencilla de las tareas a las que se enfrenta un freelance, pero tarde o temprano llegará un momento en el que se hará necesario finalizar una colaboración.

Saber cómo gestionar este proceso en buenos términos es otra forma de trabajar la imagen profesional.