El éxito del trabajo en casa se basa en que el cliente acepte mi presupuesto, y que lo haga en el menor tiempo posible. No hay más. Cuanto antes se asimile esta verdad, antes se comenzará a trabajar “en serio” y, además, mejor se cuadrará la agenda.

Se puede disponer de un espacio de trabajo espectacular, de una página web muy profesional, se puede contar con una importante red de contactos, se puede organizar muy bien en tiempo, etc. Todo ello ayuda, pero si el envío del presupuesto es el último contacto con los clientes y no se vuelve a saber más de ellos, no se logrará una actividad a largo plazo. Eso es así; así que lograr que el cliente acepte mi presupuesto es un objetivo claro desde el inicio de la actividad.

Antes de que el cliente solicite tus precios y tarifas…

El primer paso que, como freelance, hay que realizar es calcular tus propias tarifas.

¿Por qué es importante tener tarifas para que el cliente acepte mi presupuesto?

• Mejora tu imagen de profesional que conoce su sector.
• Se reduce el tiempo desde que el cliente contacta hasta que se cierra el trato.
• Evita pérdidas de tiempo con clientes que no están dentro de tu rango (por precios demasiado altos, o demasiado bajos).
• Se evita que sean los clientes los que propongan el precio.

Estrategias para conseguir que los clientes acepten un presupuesto sin rechistar hay muchas:

• Optar por ofrecer tarifas muy bajas
• Añadir servicios extra al contratar servicios básicos
• Ofrecer promociones
• Proponer descuentos a clientes y precios de amigo
• Crear algún tipo de sistema de fidelización

Estas son solo algunas de las acciones más frecuentes para seducir a los clientes e invitarles a elegir nuestros servicios como freelance y no los de la competencia.

Cada freelance elige la fórmula para conseguir clientes que más le gusta, que más le conviene o que mejor se adapta a sus objetivos. Si la fórmula funciona, la irá perfeccionando; en el caso contrario, lo mejor es darse cuenta rápido para reconducir su estrategia. Si no lo hiciera, su trayectoria profesional tendrá un recorrido muy breve.

Ni que decir tiene que, para ello, hay que ser consciente de las estrategias que se están utilizando, lo que implica:

• Perder el miedo a “picar puerta“
• No improvisar
• Buscar siempre mantener una línea hasta verificar si es efectiva, o no.
• Registrar, valorar, medir, analizar.
• Y, lo más difícil, ser realista y autocrítico cuando una estrategia no esta dando los resultados que se esperan o cuando los objetivos del trabajo no se cumplen.

Es decir: hay que analizar objetivamente si la estrategia elegida funciona, detectando sus fortalezas y debilidades, ya que después de todo, refleja las propias fortalezas y debilidades del profesional.

Cuando un cliente se interesa por tus servicios profesionales…

Ya he reconocido en más de una ocasión que la negociación es una de las tareas que más disfruto de mi trabajo. ¿Por qué?

• Es un auténtico reto conseguir captar la atención del cliente.
• Me permite hablar de mi trabajo, un tema que me entusiasma.
• Al trabajar en casa hay que superar la desventaja de perder parte de la comunicación ya que la conversación nunca es en persona.

Aunque sé que no lo parece, me cuesta mucho hablar con otras personas, así que cada entrevista con un cliente que resulta exitosa es un gran desafío que supero.

Los nuevos clientes pueden llegar a partir de diferentes medios, según los que el freelance elige.

Por ejemplo, los míos llegan a través de contacto directo o recomendados por mis clientes habituales.

En ese sentido, lo tengo un poco más fácil ya que, al ser clientes frecuentes los que me recomiendan, los nuevos llegan con referencias. Así ahorro tiempo intercambiado información y evito tener que hacer un resumen del currículum como freelance.

Otra forma de disfrutar de esta ventaja es Trabajar desde casa y tener un blog, que ayuda a que los clientes te encuentren, sirve como currículum y escaparate de proyectos y, ademas, ayuda a crear una imagen profesional.

Sea como fuere, el cliente siempre se informa para saber si:

• El freelance está interesado en el proyecto
• Tiene disponibilidad
• Puede desarrollarlo

Si no hay desacuerdos, se fijará una reunión. En mi caso por teléfono o por Skype.

¿Qué hacer para que la reunión sea un éxito y que el cliente acepte mi presupuesto?

Pues excepto en la parte de los nervios, creo que más o menos, lo que yo hago:

• Los días anteriores preparo muy bien el contenido y el material que presentaré, así como resúmenes de todos los mensajes que hayamos intercambiado. Así tengo claras las bases de la conversación.
• El día de la reunión controlo que todo funcione perfectamente, que no haya averías, que las conexiones sean adecuadas… Sé que el éxito para mantener el control de la reunión está en superar los dos primeros minutos sin contratiempos.

Entonces llega el momento esperado: hablar con el posible cliente 

Y, a pesar de todos mis miedos, la conversación fluye naturalmente. Aunque tengo un truco para controlar olvidar los nervios: sentir que controlo la situación, para ello toda la preparación previa y, además, centro mi atención en capturar detalles concretos de la conversación. Si se trata de una reunión telefónica, tengo una libreta en la que voy desarrollando un esquema de trabajo. Al final he aprendido a quedarme con lo importante.

Por otro lado, es el momento de mostrar lo mejor de uno mismo, el lado más profesional, las fortalezas y los proyectos de éxito. O, dicho de otra forma: Hay que sacar el músculo profesional, y las mejores dotes de comercial.

Todo está aclarado y el cliente solicita un presupuesto. Lo que quiere decir que:

• Lo solicita por compromiso, como una forma de cerrar la conversación, aunque no tiene ninguna intención de aceptar.
• Tu perfil le da un poco igual, busca al más barato.
• Le interesa tu perfil, pero le interesa más que trabajes por lo mínimo.
• Esté interesado en tu perfil y el proyecto, así que quiere saber si tu presupuesto está en línea con lo que está dispuesto a pagar.
• Le interesa tu perfil, pero sospecha que el presupuesto será demasiado alto.

En ninguno de los casos el trato está cerrado. De hecho, es aquí cuando el freelance se juega el éxito de su negocio: conseguir clientes sin importar cuál sea la situación de partida.

El momento de enviar del presupuesto al cliente

Los motivos por los que el cliente solicita el presupuesto son suyos, en sus esperanzas tampoco hay mucho que hacer. Lo que sí puedes es lograr que el cliente diga sí al presupuesto.

Para ello, una buena idea es crear una plantilla de presupuestos, tener muy claros los propios objetivos y marcar líneas rojas. Con todo ello claro, se elabora un presupuesto.

Por ejemplo, mis líneas rojas son:

• No trabajar por menos de lo que considero que mi tiempo, mi esfuerzo, mi experiencia y mis competencias valen.
• Evitar hacer descuentos, ni siquiera tipo “bueno, por ser tú” o “teniendo en cuenta que“.
• Sin regateo. En el caso de que el cliente no acepte, le invito a reconsiderar el proyecto y a buscar una alternativa que justifique una reducción.

En mi caso, ahora es cuando las notas que he tomado tienen valor, no solo porque me sirven para saber cuáles son los servicios y qué tarifas aplicar. 

Utilizo las notas para elaborar un email resumen del proyecto. Mi objetivo es conseguir crear una imagen de profesional competente, que conoce su trabajo y que está acostumbrada a realizar presupuestos que los clientes aceptan. Todo ello, procurando ser tan clara y concisa como sea posible. A ello añado, por supuesto, el precio total y el precio desglosado de los servicios, así como las condiciones.

Un aspecto muy importante para lograr que el cliente acepte el presupuesto es no demorar el momento del envío del presupuesto una vez que se ha terminado la reunión. En el mundo de los negocios el tiempo es oro y, al trabajar desde casa, muchas veces no hay imagen que asociar al freelance, el único recuerdo que queda son las palabras, así que es mejor aprovechar ese recuerdo antes de que se disipe.

A partir de ahí es solo cuestión de cruzar los dedos y de esperar que el cliente acepte mi presupuesto.

• ¿Lo acepta? ¡Perfecto! Es el momento de empezar a desarrollar el proyecto según las condiciones.
• Llega el eterno silencio. Se entiende que el presupuesto no ha sido aceptado. Se puede analizar el proceso e intentar buscar formas de mejorar, pero no hay que obsesionarse con buscar errores propios. A veces  es una cuestión de que el falta de entendimiento, o de que el cliente no está dispuesto a pagar el precio que pides.
• Menos frecuente es que el cliente responda indicando que no lo acepta y una alternativa o que te invite a plantear alternativas a ti. En este caso, y teniendo en cuenta las líneas rojas, lo ideal valorar si, como profesional, se está dispuesto a ofrecer una alternativa y/o si el proyecto interesa con otras condiciones.

Lograr que el cliente acepte un presupuesto es un tema complicado, o muy fácil, en el que entran en juego diferentes factores, muchos de los cuales no puedes controlar.

Para mí se trata de encontrar un equilibrio entre:

• Respetarse a uno mismo y el trabajo propio;
• Interesarse por los objetivos del cliente;
• No perder de vista los objetivos de tu negocio;
• Y no sobreponer  los objetivos del cliente a los tuyos.

A lo largo de la trayectoria aparecerán muchos posibles clientes, pero tú serás siempre el mismo, cada uno de los proyectos que desarrolles marcará un paso más en la carrera profesional, por ello es importante tener una buena estrategia para lograr que los clientes acepten tus presupuestos, pero siempre teniendo en cuenta que el cliente paga el valor económico de tu trabajo, pero con cada proyecto que aceptas estás definiendo tu carrera y decidiendo el futuro de tu negocio.