Cómo escribir un presupuesto a un cliente: 5 secretos para que los clientes acepten

¿Cómo escribir un presupuesto a un cliente? Redactar un presupuesto es un proceso fácil o complicado, lo que no es tan fácil es que lo acepten en el 100% de los casos. A veces estoy convencida de que la respuesta será un sí y, después de varios días de espera, entiendo que nunca más volverá; otras en cambio, parece que las negociaciones no marchan y, de repente, llega el email con un sí.

¡Así es el mágico mundo del freelance!

Escribir un presupuesto cuando eres freelance

Al trabajar en casa además pierdo las ventajas que da una conversación de persona a persona. Un inconveniente que hay que aprender a resolver pronto para conseguir tener un negocio que funcione.

A base de probar  y medir resultados, he aprendido muchas cosas sobre cómo gestionar un trabajo desde casa, lo que incluye saber cómo escribir un presupuesto a un cliente y aumentar las posibilidades de que lo acepte (sin hacer descuentos). Y he perfeccionado una fórmula personal para que los clientes acepten el precio de mis servicios que me da muy buenos resultados.

¿Es infalible en el 100% los casos? ¡Ni mucho ni menos!

Aunque desde que la sigo, el porcentaje de síes ha aumentado y, como soy perfeccionista por naturaleza en todo lo que tiene que ver con mi trabajo, con cada nueva acción intento incorporar alguna pequeña mejora que no hace sino confirmar que mi plan funciona.

Cómo escribir un presupuesto a un cliente y que lo acepte

cómo escribir un presupuesto a un cliente

Presupuesto por escrito

Desde el momento en el que el nuevo cliente se pone en contacto, la pregunta que pulula por su mente es: ¿Cuánto me va a costar esto?

Puede que pase a un segundo plano mientras habla de su empresa y de su proyecto; sobre todo si es un empresa nueva, un proyecto que está empezando o tienen objetivos muy ambiciosos. Pero el tema económico siempre planea sobre la conversación y tarde o temprano aflorará.

Decir una cifra a bote pronto no es lo ideal, porque el cliente se echa para atrás. No importan de cuanto sea la cifra, siempre va a parecer mucho. Por ello, en lugar de dar una cifra en el momento, es mejor solicitar tiempo para elaborar un presupuesto a medida y enviarlo a lo largo del día.

2. Escribir un presupuesto y un email recopilatorio

Como buena freelance, soy multifuncional. Mientras estoy en una conversación con un nuevo cliente, tomo notas y hago esquemas (es un hábito que adquirí en mi último trabajo y que aún mantengo).

Lo hago porque me ayuda a concentrarme y a calmar los nervios, pero también para que el cliente vea que estoy pensando en cuánto me va a pagar, pero que, sobre todo, tengo en cuenta sus necesidades y sus objetivos. Cuando al terminar la conversación me solicitan un presupuesto por escrito, siempre redacto un email extenso en el que incluye todos los servicios que el cliente solicita y los medio y/o recursos necesarios para desarrollarlos; todas las condiciones puestas por él y todas las que yo he puesto; así como cualquier requisito o petición especial.

No solo es una forma de asegurar que freelance y cliente lo tienen claro, sino que además creo que es la mejor forma de ofrecer una imagen profesional.

3. Cómo escribir un presupuesto a un cliente como un paquete

Al escribir un presupuesto al cliente, no solo hay que pensar en el precio total para los diferentes proyectos, sino que incluyo un desglose de servicios.

4. Un servicio profesional que vale la pena

Como digo, no siempre los clientes llegan por vías desconocidas o de forma casual, buena parte de mis nuevos clientes los consigo gracias a la cartera de clientes habituales, así que imagino que se habrán informado y que tendrán algunas referencias.

Sin embargo, no es raro que, al enviar el presupuesto, el cliente me llame para indicar que el precio es superior a las expectativas. Considero que es un error echarse para atrás y decir algo como:

«Bueno, siempre puedo hacer un descuento«

Por propia experiencia sé que, meter «descuento» o «precio especial» en una primera negociación no es buena idea.

En su lugar, redirijo la conversación recopilando de forma minuciosa todo lo que el cliente ha solicitado y todos los requisitos especificados. Es decir, justifico el precio poniendo el foco en la cantidad de tiempo y el esfuerzo que llevará el desarrollo de todo el trabajo.

En el caso de que el cliente no termine de verlo claro, vuelvo a redirigir la conversación para centrarla en la experiencia y en los trabajos desarrollados con éxito que justifican el porqué del precio que doy.

5. El presupuesto, en el día

Nunca termino una jornada sin haber enviado todos los presupuestos que me hayan solicitado durante ese día.  Al cliente siempre le digo que le enviaré mis tarifas a lo largo del día, aunque de hecho, lo más frecuente es que envíe cada presupuesto entre una y dos horas después de haber terminado la conversación.

¿Por qué?

  • El cliente tiene claro que necesita los servicios, si me retraso, puede perder el interés o buscar alternativas
  • La conversación está reciente para el cliente y tiene claro por qué elegirme para desarrollar el proyecto, evito el riesgo de que piense que su sobrino puede hacer más o menos lo mismo, que tan complicado no es…
  • Planifico estas conversaciones, siempre por Skype o teléfono, con tiempo suficiente para que se desarrolle la reunión y para que me de tiempo a preparar y redactar un presupuesto, o al menos para que pueda redactar una estructura básica con todo lo que no tengo que olvidar.
  • Tengo clara y reciente toda la información que se ha intercambiado durante la negociación.

Al trabajar desde casa se pierden parte de las ventajas de una reunión personal, y el cliente solo se queda con parte del recuerdo, así que cuando antes se cierre la negociación entre freelance y empresa, mejor.

En realidad, mis secretos para que los clientes acepten mis presupuestos son ofrecer una imagen profesional y un precio acorde a esa imagen. Básicos, sí, pero también muy efectivos.

15 comentarios

  1. Pues son unos consejos bastante buenos. Más o menos seguía todos, excepto el tema del presupuesto en el mismo día…

    He de decir que me suele llevar siempre bastante tiempo (tengo calculado que unas 2-3 horas). Ahora me he organizado un poco mejor los precios y espero poder dedicarle menos tiempo, porque es un chafón además pasarse tanto rato (reunión + investigación + preparar presupuesto) para que luego te digan que no…

    • Hola Taisa:
      Entre unas cosas y otras, la mañana que tengo entrevista con un cliente potencial (porque suelen ser por la mañana) no suelo planificar nada, al final, entre preparar la entrevista, el tiempo que se dedica al cliente y la preparación del presupuesto se invierten muchas horas. Si por lo menos es un sí, no será tiempo perdido…

      Un saludo

  2. Hola, guapetona: contigo concluyo mi ronda de despedidas de mis «blogueros de cabecera». Cierro el chiringuito wordpress para centrarme durante un par de mesecillos en mi labor profesional sin interferencias. No sé si ya has dedicado una entrada a la cantidad de energía y recursos que consume el mantener abierto un blog (aunque no descarto que el problema sea mío y no sepa organizarme). Lo que sí he tenido ocasión de comprobar durante este año y medio es que escribir un mínimo de entradas, leer y comentar los blogs que te interesan y, en general, mantener una relación fluida con los miembros de la comunidad digital (lo que en el pasado venía a ser tomarse unas cañas y charlar un rato) requiere de una organización y un tiempo de los que en este momento carezco. Y cuando una actividad que debiera ser gratificante se transforma en obligatoria, es que algo falla… Creo que ha llegado el momento de parar un poquito, sopesar qué me apetece hacer realmente y recomenzar con nuevos bríos. Y a ello me pongo. Un beso y ¡hasta la vuelta!

    • ¡Qué penita me da leerlo! He estado una semana zombie por la gripe, y cuando vuelvo al mundo de los vivos parece que ha pasado un ciclón, porque no sabes la de cambios que ha habido (hasta de edad he cambiado casi sin enterarme jeje). Entro en el blog para animarme un poco, y lo primero que leo, es que una de mis comentaristas estrella se toma un tiempo.

      Y sí, pena me da, pero te entiendo a la perfección, y no creo que sea un problema de organización. Este no es mi primer blog, así que sé a qué te refieres porque recuerdo muy bien esa sensación de frustración, de agobio e incluso de obligación de cumplir con tareas de algo que se empieza porque apetece «para desconectar»; si además (y espero que no sea tu caso) aparece algún troll o has empezado a ver «chanchullos» raros de este mundillo… no quedan ganas ni de volver, al menos en mucho tiempo.

      He dedicado algunos artículos al blog, después de todo es un típico «trabajo en casa» del que pocos dicen lo que tú tan bien y tan rápido has resumido: ¡Consume mucho tiempo y mucha energía!

      Espero que la nueva etapa te sirva para «desintoxicarte» y para centrarte en tus proyectos y, sobre todo, para recuperar energías, que a veces todo esto llega a agotar.

      Muchísimas gracias por tus visitas, cuando quieras ya sabes donde estoy y para lo que necesites, aquí tienes una amiga.

      Un abrazote

  3. Hola María

    Si conversas por Skype, tienes prácticamente los mismos recursos que un comercial presencial aunque no puedas captar del todo el ambiente. Pero vender bien es ya otra historia.

    Ser freelance no es sinónimo de barato y si ya has llegado al grado de que tus clientes te vienen por referencias de otros clientes, se habrán hecho una idea de lo que pueden costar tus servicios. Ahora es solo es cuestión de convercerles de que les vas a hacer un ‘traje a su medida’.

    Y todo el mundo está dispuesto a pagar ese plus por un ‘servicio a medida’.

    Un abrazo.

    • Hola Jerby:

      Todos los clientes quieren un «traje a medida», incluso los que vienen con referencias y conocen proyectos anteriores quieren algo diferente, único y yo siempre estudio cada caso antes de presentar mi oferta. Me aburriría hacer siempre lo mismo o trabajar siempre en proyectos que no me resulten motivadores o que no tengan algún desafío.

      Cuando empecé, yo también pensaba que la «calidad» y el trabajo personalizado es algo que todo el mundo está dispuesto a pagar; con los años he descubierto que no, que todos quieren personalización, dedicación y disponibilidad, pero no todos están dispuestos a pagar por ellas.

      El tema de las tarifas y los presupuestos es uno de los grandes desafíos del freelancing y, a pesar de que yo ya llevo muchos años, y de que ahora tengo cierta experiencia, ahora me siguen sorprendiendo las reacciones y respuestas de algunas empresas, hasta de empresas de referencia en su sector o de referencia nacional me han sorprendido.

      Un saludos

  4. Muchas gracias por los tips, luego resulta muy complicado para uno como Freelancer plasmar las condiciones o forma de pago por temor que eso ahuyente al cliente, cuando es todo lo contrario

    • Es cierto que parece complicado, sobre todo, para alguien que empieza el momento de dar una cifra es uno de los más complicados, ya que es un poco como enfrentarse a un examen y, si al profesor-cliente no le gusta la respuesta, uno suspende, solo que aquí además de la nota, nos jugamos el trabajo. Sin embargo, hay que perder el miedo a solicitar lo que se considere adecuado según el propio perfil profesional y las propias competencias, puede que no todos los clientes estén dispuestos a aceptar en precio justo, pero quizás ese no sea el perfil de cliente que nos interesa como Freelancers… En mi caso, tenía experiencia profesional y tenía referencias de precios cuando empecé, sin embargo, nunca me había ocupado de este aspecto hasta que empecé a trabajar desde casa, así que he tenido que ir aprendiendo, a veces, también a base de equivocarme.
      Muchas gracias a ti por leerlos.

      Un saludo

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