Quien empieza a trabajar en casa pronto descubre la importancia de la comunicación; la captación de nuevos clientes, la llegada de nuevos proyectos, el desarrollo del trabajo, la entrega final o el momento del pago son solo algunos básicos del trabajo en casa para los que es necesario contar con medios que faciliten la comunicación.

Canales de comunicación para atención al cliente

Encontrar buenos canales es esencial, como esencial es que cumplan estos tres puntos:

• Que sea un canal conocido y usado con frecuencia. Emplear los mismos canales que los clientes usan es una forma de favorecer el contacto y de agilizar la comunicación.

• Que sea seguro y rápido. La rapidez de comunicación evita pérdidas de tiempo en esperas y respuestas; pero no hay que olvidar que con frecuencia se trabaja con datos confidenciales, así que no se puede elegir un canal de comunicación que no proteja estos datos enviados.
• Que sea gratuito. ¡Pues sí! Hay opciones que ofrecen servicios de alta calidad y por los que no paga nada ni el trabajador, ni los clientes. Todo lo que implique ahorro sin renunciar a calidad interesa a un freelance.

¿Es buena idea usar WhatsApp para atención al cliente trabajando en casa?

No me gusta dar una respuesta de sí o no. Cada trabajador desde casa es único y la forma en la que trabaja también lo es.

El peor error de un trabajador  en casa novato es empezar a partir de los consejos de otros, sin plantearse si funcionan o si, realmente, son los más adecuados para él. Yo recomiendo probar distintas alternativas en todos los aspectos del trabajo en casa, para encontrar un sistema propio y que funcione para cada cual. Hablando de comunicación, también conviene probar distintas alternativas, siempre que cumplan con los requisitos de popularidad, seguridad y rapidez. Entre estas alternativas está WhatsApp para hablar con clientes trabajando en casa.

Comunicación inmediata por WhatsApp con cada cliente

Si hay algo que nos gusta a todos de los servicios de mensajería instantánea es que las comunicaciones se producen de forma inmediata, con una conexión a internet adecuada (ni siquiera tiene que ser de alta calidad) se pueden mantener conversaciones. ¿Por qué no aprovechar la inmediatez para los negocios desde casa? Por ejemplo agilizando la comunicación ya estemos trabajando en casa, o no…

El valor de una imagen

Una imagen vale más que mil palabras y quienes trabajamos por nuestra cuenta lo sabemos perfectamente. Si surge un problema o hay algo que no está como debería estar, una explicación puede llevar mucho tiempo y ser tiempo perdido si el mensaje no se entiende… WhatsApp permite el envío de imágenes y capturas de pantalla, evidenciando el error y agilizando la búsqueda de soluciones.

WhatsApp, más seguro para cliente y empresa

Hace algún tiempo WhatApp aumento sus protocolos de seguridad para garantizar la confidencialidad. Seguridad y confidencialidad son dos palabras a las que prestar especial atención para trabajar en casa, ya que con frecuencia manejamos datos privados.

Opciones de personalización y silencio

Personalmente, cuando trabajo en un proyecto, me molestan mucho las distracciones en la pantalla del PC. Sin embargo, sé que un mensaje de cliente puede tener carácter urgente, así que utilizo otros dispositivos como apoyo para gestionar las comunicaciones y estar pendiente de los mensajes entrantes. La ventaja de personalizar los tonos de llamada es una de las ventajas menos conocidas de WhatsApp para trabajar, pero para mí es una de las más útiles.

Y por si todo esto fuera poco: WhatsApp es gratis.

Recomendaciones si vas a incluir WhatsApp entre las formas de contacto con clientes

Parecería que todo es maravilloso al usar WhatsApp para atención al cliente, ¿verdad? Sin embargo, y como he dicho antes, la única forma de descubrir si es la alternativa más adecuada es descargar WhatsApp y probarla como recurso para trabajar en casa.

Aunque ya que vas a hacer caso a esa recomendación, añado unas cuantas recomendaciones más que te resultarán de gran utilidad para aprovechar al máximo la aplicación, evitando problemas típicos.

Establecer horarios

 A un freelance le cuesta desconectar y, teniendo en cuenta que WhatsApp favorece comunicaciones más rápidas en cualquier lugar y momento, tenemos el cóctel perfecto para ser un trabajador 7/24. Por ello, conviene establecer con los clientes horarios que permitan una mejor conciliación con otras actividades. La personalización de tonos también puede ser útil para ello.

No parecer siempre disponible. Inmediatez de comunicación no tiene por qué interpretarse como que hay que responder siempre e inmediatamente a cualquier mensaje. El “miedo” a que descubran que lo has leído se supera desactivando las conformaciones de lectura.

Confirmar el receptor antes de hacer un envío. ¿Quién no ha enviado un mensaje al destinatario equivocado? Así que antes de pulsar envío, hay que leer el nombre. ¡Ojo! Enviar un mensaje cariñoso a un cliente pensado que es la pareja puede resultar vergonzoso y gracioso a partes iguales, pero enviar datos confidenciales a un cliente que no es el adecuado puede acarrear serios problemas…

WhatsApp exclusivo para asuntos profesionales: No estaría de más valorar la posibilidad de contar con una cuenta exclusiva para asuntos profesionales, para evitar de un plumazo los problemas relacionados con el resto de recomendaciones.

Usar WhatsApp para atención al cliente trabajando en casa tiene ventajas, así que no está de más probarlo para comprobar si es la solución que se ajusta a tu trabajo en casa.