María Rivero Sánchez

Elaborar un presupuesto para un cliente: Todo lo que hay que saber [Actualizada]

Este es el proceso para captar un nuevo cliente. Si el proceso es correcto, el resultado será elaborar un presupuesto para un cliente nuevo.

El éxito del trabajo en casa como freelance se basa en elaborar un presupuesto para un cliente y que este lo acepte . No hay más. Cuanto antes se asimile esta verdad, antes se comenzará a trabajar “en serio”.

Se puede disponer de un espacio de trabajo espectacular, de una página web muy profesional, se puede contar con una importante red de contactos, se puede organizar muy bien en tiempo, etc.  Todo ello ayuda, pero si el envío del presupuesto es el último contacto con los clientes y no se vuelve a saber más de ellos, no se logrará una actividad a largo plazo. Eso es así.

Mucho antes de elaborar un presupuesto para un cliente concreto

presupuesto

El primer paso que, como freelance, hay que realizar es calcular tus propias tarifas. ¿Por qué es importante tener tarifas?

  • Mejora tu imagen de profesional que conoce su sector.
  • Se reduce el tiempo desde que el cliente contacta hasta que se cierra el trato.
  • Evitan pérdidas de tiempo con clientes que no están dentro de tu rango (por precios demasiado altos, o demasiado bajos).
  • Se evita que sean los clientes los que propongan el precio.

Estrategias para conseguir que los clientes acepten un presupuesto sin rechistar hay muchas:

  • Optar por ofrecer tarifas muy bajas
  • Añadir servicios extra al contratar servicios básicos
  • Ofrecer promociones
  • Proponer descuentos a clientes y precios de amigo
  • Crear algún tipo de sistema de fidelización

Estas son solo algunas de las acciones más frecuentes para seducir a los clientes e invitarles a elegir nuestros servicios como freelance y no los de la competencia.

Cada freelance elige la fórmula para conseguir clientes que más le gusta, que más le conviene o que mejor se adapta a sus objetivos. Si la fórmula funciona, la irá perfeccionando, si no, tendrá que darse cuenta rápido de que no funciona y reconducir su estrategia si no quiere que su trayectoria profesional termine pronto.

Ni que decir tiene que, para ello, hay que ser consciente de las estrategias que se están utilizando, lo que implica:

  • No improvisar
  • Buscar siempre mantener una línea hasta verificar si es efectiva, o no.
  • Registrar, valorar, medir, analizar.
  • Y, lo más difícil, ser realista y autocrítico cuando una estrategia no esta dando los resultados que se esperan o cuando los objetivos del trabajo no se cumplen.

Es decir: hay que analizar objetivamente si la estrategia elegida funciona, detectando sus fortalezas y debilidades, ya que después de todo, refleja las propias fortalezas y debilidades del profesional.

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Cuando un potencial cliente solicita un presupuesto

Ya he reconocido en más de una ocasión que la negociación es una de las tareas que más disfruto de mi trabajo.

  • Es un auténtico reto conseguir captar la atención del cliente.
  • Me permite hablar de mi trabajo, un tema que me entusiasma.
  • Al trabajar en casa hay que superar la desventaja de perder parte de la comunicación ya que la conversación nunca es en persona.

Aunque sé que no lo parece, me cuesta mucho hablar con otras personas, así que cada entrevista con un cliente que resulta exitosa es un gran desafío que supero.

Los nuevos clientes pueden llegar a partir de diferentes medios, según los que el freelance elige. Por ejemplo, los míos llegan a través de contacto directo o recomendados por mis clientes habituales.

En ese sentido, lo tengo un poco más fácil ya que, al ser clientes frecuentes los que me recomiendan, los nuevos llegan con referencias. Así ahorro tiempo intercambiado información y evito tener que hacer un resumen del currículum como freelance.

Otra forma de disfrutar de esta ventaja es Trabajar desde casa y tener un blog, que ayuda a que los clientes te encuentren, sirve como currículum y escaparate de proyectos y, ademas, ayuda a crear una imagen profesional.

Sea como fuere, el cliente siempre se informa para saber si:

  • El freelance está interesado en el proyecto
  • Tiene disponibilidad de tiempo o recursos
  • Puede desarrollarlo teniendo en cuenta su formación y experiencia
  • Pedir elaborar un presupuesto para un cliente para saber si servicios y precios se ajustan a sus expectativas

Si no hay desacuerdos, se fijará una reunión. En mi caso por teléfono o por Skype.

¿Qué hacer para que la reunión sea un éxito?

Pues excepto en la parte de los nervios, creo que más o menos, lo que yo hago:

  • Los días anteriores preparo muy bien el contenido y el material que presentaré; así como resúmenes de todos los mensajes que hayamos intercambiado. Así tengo claras las bases de la conversación.
  • El día de la reunión controlo que todo funcione perfectamente, que no haya averías, que las conexiones sean adecuadas… Sé que el éxito para mantener el control de la reunión está en superar los dos primeros minutos sin contratiempos.

Hablar y elaborar un presupuesto para un cliente potencial

Y, a pesar de todos mis miedos, la conversación fluye naturalmente. Aunque tengo un truco para controlar olvidar los nervios: sentir que controlo la situación, para ello toda la preparación previa y, además, centro mi atención en capturar detalles concretos de la conversación. Si se trata de una reunión telefónica, tengo una libreta en la que voy desarrollando un esquema de trabajo. Al final he aprendido a quedarme con lo importante.

Por otro lado, es el momento de mostrar lo mejor de uno mismo, el lado más profesional, las fortalezas y los proyectos de éxito.

Todo está aclarado y el cliente decide solicitarun presupuesto. Lo que quiere decir que:

  • Lo solicita por compromiso, como una forma de cerrar la conversación, aunque no tiene ninguna intención de aceptar.
  • Tu perfil le da un poco igual, busca al más barato.
  • Le interesa tu perfil, pero le interesa más que trabajes por lo mínimo.
  • Está interesado en tu perfil y el proyecto, así que quiere saber si tu presupuesto está en línea con lo que está dispuesto a pagar.
  • Le interesa tu perfil, pero sospecha que el presupuesto será demasiado alto.

En ninguno de los casos el trato está cerrado. De hecho, es aquí cuando el freelance se juega el éxito de su negocio: Elaborar un presupuesto para un cliente y que este decida aceptarlo, pero si todo el trabajo anterior se ha hecho bien, la elaboración del presupuesto será una mera formalidad antes de conseguir un nuevo proyecto.

13 comentarios

  3. ¡Muy buena la entrada, María (lo sé, me repito como el ajo). Después de leer cuidadosamente tu texto —que comparto plenamente—, una cosa me queda clara: transmitir sensación de profesionalidad y naturalidad (ya sea en una entrevista personal, telefónica o a través de skype) exige un minucioso trabajo de fondo. Porque el freelance, además de ser un trabajador especializado en su campo es —y esto resulta fundamental cuando trabajas en casa— un vendedor. Hablaba el otro día con un buen amigo sobre su facilidad para conseguir clientes (que siempre me ha asombrado) y dijo una frase que me resultó bastante clarificadora: “En mi trabajo soy bueno, vendiéndome soy el mejor”. Y venderse bien, salvo que seas de una pasta muy especial, requiere mucha preparación previa. Conocer el “background” del cliente, sus intereses y necesidades, realizar una pequeña presentación, tener claros nuestros puntos fuertes y diferenciadores, o utilizar esa libretilla (como haces tú) durante la conversación, para anotar los aspectos clave que podamos utilizar después, por ejemplo, nos ayudará a presentar una oferta más atractiva. Es posible que el presupuesto no salga en esta ocasión (porque siempre intervienen factores ajenos a nuestro control e incluso a los de la persona encargada de asignar el trabajo), pero una presentación profesional vende, y son muchas las posibilidades de que ese cliente vuelva a pensar en nosotros para su siguiente proyecto. (Aunque también hemos de huir de esos clientes que se “pirran” por pedir presupuestos indiscriminados, sin llegar a materializar ningún trabajo, pero ese ya es otro cantar…). Un beso, guapetona.

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    • ¡Hola! Como siempre, tu comentario no tiene desperdicio (yo sí que me repito ;))
      Creo que tu amigo lo expresa claro y conciso: hay que ser un buen profesional, pero un mejor vendedor (de uno mismo). Al fin y al cabo, esto se trata de que el cliente quiera pagar el precio que le pides, para lo que hay que mostrarle que el valor se corresponde, e incluso que se está llevando un chollo, un profesional con una excelente relación entre calidad y precio.

      Sobre esos clientes que solo escriben para pedir precios… Ese es un tema bastante incómodo, ahora mismo me vienen a la cabeza dos casos muy concretos, y en ambos, resolví mostrándoles que les había pillado en su juego, todo con mucha elegancia, por supuesto. Un cliente puede pedir un presupuesto y aceptarlo o no, pero cuando después de cuatro ocasiones, la situación siempre es la misma, creo que llega un momento en el que hay que aceptar que profesional y cliente no están en la misma línea, hay clientes que parecen empeñarse en el al final el freelance aceptará sus condiciones y el precio que quieran pagar (porque ellos lo valen), así que lo mejor es quitárselos del medio tan pronto como sea posible, para evitar pérdidas de tiempo redactando presupuestos que nunca se convertirán en ingresos.

      Besos y feliz semana.

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  4. Excelente tema, muchas veces no se le da la importancia adecuada. Lo único que no estoy seguro de haber entendido fue “las líneas rojas”, supongo tienes una línea roja sobre el tiempo que esperas para pasar a lo siguiente, si un cliente no se animó por tu presupuesto. Gracias por compartir tu experiencia, saludos.

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    • Es curiosamente, uno de los grandes olvidados y, en muchos países, casi un tema tabú. Sin embargo, es uno de los principales motivos por lo que trabajamos!

      Parece que, por tener un trabajo, el freelance tiene que adaptarse siempre y estar disponible a los requisitos del cliente, mis “líneas rojas” son, precisamente, esos puntos que no estoy dispuesta a pasar, por ejemplo, la protección de mi marca o de mis propios intereses.

      Con respecto al tema de los límites, es un tema que daría para un post. Hay cliente que a lo largo del día responden, aunque lo habitual es un plazo de una semana y, sin embargo, en algunas ocasiones han pasado hasta tres o cuatro meses! Por eso digo, que no se puede dar a ningún cliente por perdido.

      Saludos

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