Tener claro qué documentos son necesarios para trabajar con freelance es algo de lo que se habla muy poco. Sin embargo, a lo largo de su trayectoria profesional, todo freelance descubre que hay cierta documentación que los clientes le solicitarán y que, aunque no le soliciten, le ayudará a desarrollar su trabajo de forma más ágil.
De hecho, para aspectos tan importantes como gestionar una cartera de clientes o resolver conflictos de forma eficaz, hay algunos documentos que conviene tener preparados y utilizar a fin de evitar desagradables sorpresas de último minuto, para ti o para tus clientes.
Documentos para trabajar desde casa que conviene tener
Documentos de servicios que se ofrecen
Hay un servicio por el que las empresas te conozcen o por el que pasan tu contacto cuando buscan a un profesional, pero puede que es no sea el único. Es interesante que las empresas y clientes sepan qué haces exactamente y qué les puedes ofrecer.
Por un lado ayuda a que empresas que confían en el freelancer lo tengan en cuenta en más ocasiones; por otro, evita pérdidas de tiempo por tener que responder solicitudes de servicios que no ofreces.
Relación de Tarifas
Cuando comienza una relación profesional, uno de los primeros temas a tratar será el económico. Contar con una tabla en la que aparezcan las tarifas por servicios y proyectos ahorrará un montón de tiempo.
Lo ideal es incluir los servicios estándar, por servicios, por proyectos por horas o por jornadas, según preferencias. No hay que olvidar tampoco los servicios extra, las tarifas en caso de urgencia de entrega y cualquier otra situación.
Por supuesto también hay que indicar si los precios incluye impuestos, o no.
Contrato de colaboración
Quizás el más importante de los documentos para trabajar desde casa ya que en él se establecerán todas la condiciones, las tarifas, los tiempos de entrega, las modificaciones en los proyectos, la política de aceptación de nuevos trabajos e, incluso, las condiciones para el pago.
Tener un contrato “tipo” ahorra mucho tiempo, hay empresas a las que les gusta que quede todo por escrito, pero también al trabajador por cuenta propia le conviene dejar claro cómo trabaja y qué espera por parte del la empresa.
Hay que tener en cuenta que habrá clientes que se convertirán en habituales, mientras que los habrá que solo requieran un proyecto y nunca más vuelven. En mi caso, intento que los contratos cubran la posibilidad de una colaboración continua, así evito tener que pedir al cliente habitual una firma de contrato cada vez que llega un nuevo proyecto.
Descarga aquí mi contrato de colaboración
Documento de privacidad
Es habitual que el trabajador independiente gestione información delicada de las empresas con las que trabaja. En muchos casos, la diferencia entre conseguir un proyecto o no, consiste en ser capaz de transmitir confianza, y mejor si está respaldado un documento de compromiso de confidencialidad que ofrece garantías.
Hace tiempo que descubrí que contar con un documento de privacidad y confidencialidad es clave para conseguir proyectos, sobre todo con empresas que no terminan de decidirse, indicar que no tengo problemas para firmar un acuerdo de confidencialidad ha despejado todas las dudas.
La verdad es que en ocasiones trabajo con información muy sensible, en cambio en otras me he preguntado: ¿Cuál era esa información confidencial que tanto protegen? Porque lo primero que preguntan muchos es sobre la política la confidencialidad, que inquieta hasta puntos preocupantes…
Hoja de vida laboral
Las hojas de vida laboral actualizadas son un documento informativo de gran valor para determinar el tiempo de cotización; así como el modo el que se ha estado dado de alta o baja como trabajador.
Tener un informe de vida es necesario para solicitar bajar o acceder a formación para trabajadores, entre otras cosas. El trámite para solicitarlo es fácil y se gestiona desde la sede electrónica de la seguridad social. Además, se obtiene en pocos minutos si disponemos de certificado digital.
¿Por qué es recomendable tener estos documentos para trabajar desde casa?
Porque ayudan a crear una imagen profesional
Un trabajador por cuenta propia que tiene estos documentos a disposición es uno que los utiliza con frecuencia, o al menos eso es lo que parece.
Porque sirven para dejar claras las condiciones
Modificaciones, solicitudes de descuentos, tardanza con los pagos… Son situaciones comunes para freelancers y trabajadores por cuenta propia, y quienes trabajamos desde casa estamos acostumbrados a ello.
Tenerlo todo por escrito no va a hacer que estas situaciones desaparezcan completamente, pero se reducen bastante, cuando se establecen los términos de la relación laboral.
Porque son documentos que ahorran tiempo
Todos y cada uno de ellos me han servido en alguna ocasión para ahorrar tiempo, de una u otra forma.
Por ejemplo: tener las tarifas por escrito evita tener que exponerlas y, además, hace que las empresas valoren si me ajusto a su presupuesto; ofrecer acuerdo de confidencialidad ayuda a agilizar el proceso de contratación final y establecer los servicios ha reducido bastante las conversaciones sobre qué no puedo hacer.
Aquí tienes un enlace para descargar algunos de los documentos imprescindibles para teletrabajar y ofrecer una buena imagen profesional.
La redacción de los documentos para trabajar desde casa lleva algo de tiempo, es cierto, pero yo no lo considero una pérdida de tiempo, sino una inversión que a la larga me ha permitido ahorrar mucho tiempo.
Excelente recordatorio, yo estoy elaborando ya el plan de tarifas, no es fácil el tema del administrativo online, porque hay infinidad de tipos de proyectos. pero estoy trabajando en ello. Gracias como siempre con tan buena información!
Hola:
Es cierto que a veces es difícil para según que tareas o profesiones. En mi caso es fácil por mi profesión, sin embargo, cuando empecé, tenía también algunas “ofertas” que incluían varios servicios, era una forma de captar clientes y, además, de ofrecer un precio sin presentar un presupuesto tan detallado, puede que utilizar esta técnica te ayude 😉
Otra forma es poner precio a tu hora de trabajo, aunque a mí no me gusta mucho de cara al cliente, pero a nivel interno puede ser bueno para hacerte una idea de cuanto vale una hora de cada uno de tus servicios.
Un saludo
Muchas gracias.
Es cierto que he leído en muchas partes como experiencia no es conveniente facturar por hora, sino más bien ofrecer un precio cerrado.
El tema es que dependiendo del trabajo es un poco jugársela. He tenido un cliente para crearle una web en WordPress, y le pasé precio cerrado basándome en blogs gratuitos (más fácil de diseñar y rápidos) y le puse un poco más. Me he quemado, las horas y días invertidos en esa web no me ha compensado, desde que el cliente (de por sí ya eso lo tengo en cuenta) suele ser muy tiskismiskis y cambios constantes de colores, tipo de logos o iconos de plataformas de música, y las dichosas actualizaciones de WordPress y por tanto, actualizar la plantilla y sus plugins, me he quedado corta. Ya se que no tenía mucha experiencia, ahora me toca hacer para un conocido una tienda online y cargar sus productos, optimización y demás, creó que no lo mató pero estaré justilla, tampoco me apura, y la gestión de la tienda y redes sociales. Como tengo tarifas planas y es algo que ya manejo hace tiempo, sé cuanto me lleva. Pero lanzarme a asistencia administrativa, sin meterle por horas, no sé yo como presupuestarlo. El tiempo y la experiencia me irá guiando. Te sigo leyendo!!
Un abrazo
¡Hola! Estoy con el contrato de colaboración a vueltas y me surge una duda: veo que pone en qué lugar se firma, y también se asocia ciudad al apartado de ley y jurisdicción. ¿Tú pones eso? Porque podéis estar en el mismo lugar o no (en mi caso es bastante improbable que lo estemos).
Me imagino que tú rellenas el contrato con tu firma escaneada, lo mandas y te lo devuelven con la firma también escaneada, ¿no?
¡Muchas gracias! 🙂
Hola:
En este tipo de contrato, yo incluyo todos los datos de las partes (incluida dirección completa, y país, en el caso de no ser el mismo).
Y sí, tengo un documento con mis datos completados y la firma escaneada, cuando lo tengo que enviar, solo relleno la parte del cliente, y lo envío para que revise y firme.
De nada 😉
Gracias, gracias, gracias 🙂