Documentos para teletrabajo imprescindibles: ¡Descárgalos!

documentos para teletrabajo imprescindibles

Quien realiza su empleo en remoto es a la vez:

  • El que organiza las tareas
  • El que hace el trabajo
  • Asiste a reuniones
  • Atiende el hogar
  • El que limpia la oficina

Y si además es freelance, es quien:

  • Contacta con los nuevos clientes
  • Atiende a los clientes ya fidelizados
  • El que gasta, el que lleva las cuentas y el que emite las facturas

Y todo ello, desde la «tranquilidad» del hogar, donde la «ventaja» de la conciliación aporta un montón de tareas extra y la compañía de la familia. Así que cualquier cosa que permita ahorrar tiempo o agilizar trabajo sin que la imagen profesional salga perjudicada resulta de gran ayuda.

A lo largo de los años, he descubierto que hay documentos para el teletrabajo imprescindibles para que todo fluya y que se usan con mucha frecuencia, o que ayudan a organizarse y, en definitiva, tenerlos a mano significa ahorrar mucho tiempo y, al mismo tiempo, con ellos se mejora la imagen profesional.

De hecho, hay cinco documentos que considero básicos para el desarrollo de mi actividad.

5 Documentos para teletrabajo imprescindibles

Citar cada uno de los documentos para teletrabajo que son imprescindibles para mí y describir su contenido y sus principales ventajas estaría bien, pero me parece mucho más práctico que además se puedan descargar, para que así otros trabajadores los puedan emplear como modelos para su trabajo.

Así que aquí están, para ver y utilizar a golpe de clic, cinco de los documentos para freelance para descargar que uso con mis clientes y para gestión interna de mi negocio. Todos y cada uno de ellos se pueden personalizar después de descargarlos.

¿No tienes curiosidad por saber cómo son los documentos que yo utilizo?

Presupuesto

Cuando un cliente solicita los servicios de un teletrabajador freelance, lo más normal es que comience por buscar información sobre sus tarifas y su forma de trabajar.

Una buena estrategia para captar clientes es concertar una entrevista para conocer un poco mejor qué es lo que necesita y por qué quiere colaborar con un freelance, de esta entrevista se puede obtener mucha información valiosa y, además, si se sabe realizar de forma exitosa, es clave para el inicio de la colaboración.

A partir de la información obtenida se elabora un presupuesto a medida que incluye, junto con los honorarios, las características del trabajo y las condiciones de la colaboración.

Haz clic para descargar un modelo de presupuesto.

Contrato de colaboración

El must have de los documentos que todo teletrabajador debería tener siempre listo para cuando un cliente da el «SÍ» a un presupuesto.

El contrato de colaboración es clave para ofrecer una imagen profesional, y otorga cierta seguridad de que se cumpliran los acuerdos pactados. De hecho, son muchos los clientes que, en fase de solicitud de presupuesto, ya solicitan el freelance que prepare un contrato de colaboración; así que, si ya está redactado y se utiliza con todos los clientes, el proceso será aún más rápido.

Pincha aquí para descarga modelo de contrato de prestación de servicios como freelance aquí 

Documento de control de proyectos por cliente

Cuando se maneja una cartera con varios clientes y a cada uno se les gestiona una cantidad distinta de proyectos, a fin de mes puede ser un auténtico jaleo saber qué hay que facturar a cada cliente.

Lo mejor es tener un documento exclusivo para cada cliente en el que se anota nombre de proyecto, fecha de entrega, precio, y cualquier observación que haya que tener en cuenta al emitir la factura.

A llegar el momento de emitir facturas, toda la información está ahí recogida y lista para usarla para calcular los honorarios que hay que facturar a un cliente en concreto.

Haciendo clic aquí podrás descargar un documento muy útil para saber qué servicios has de facturar a cada cliente.

Modelo de factura

La más simpática de las hojas con las que un freelance trabajo, un documento formal de solicitud de pago de los honorarios por los proyectos desarrollados a lo largo de un periodo concreto o por proyectos concluidos sin importar el tiempo.

Las hay sencillas y elaboradas, clásicas y modernas… Su estilo dependerá del estilo personal del freelance, de la actividad su empresa, de lo que quiera gastar en diseñar una,… Aunque todas deben tener:

  • Número de factura
  • Fecha
  • Datos del freelance y datos del cliente
  • Conceptos e importes
  • Impuestos
  • Forma de pago

Este es el modelo de factura que yo uso para mis clientes: ¡Descárgala!

Lista de facturas

Ojalá fuera tan sencillo como enviar la factura, recibir el pago y olvidarse, pero como:

  • Unas facturas se cobran antes que otras
  • Hay que dar cuenta a las administraciones de las facturas
  • Una parte de cada factura va a las administraciones
  • Viene bien saber cuanto se gana y detectar periodos de aumento o descenso de los ingresos

Un documento de control de facturas es el lugar perfecto en el que tenerlo todo claro de un solo vistazo. Lo único que hay que tener en cuenta es que hay que ser metódico para anotar la fecha en la que se cobran las facturas.

En mi caso, organizo las facturas por trimestres por motivos prácticos.

Con unos pequeños cambios en los conceptos, este documento se puede emplear también para anotar el dinero que se gasta.

Elaborar un documento de facturación y un documento de control de gastos son una forma sencilla de tener toda la información sobre el estado de salud de la economía del negocio siempre actualizada.

Documentos para teletrabajo imprescindibles: ahorran tiempo y esfuerzos

Estos son los documentos para freelance para descargar que yo empleo como parte de mi rutina de trabajo, ya sé que hay software con funciones similares, pero:

  1. Necesito un programa de ofimática para mi trabajo
  2. Pago una suscripción por usarlo
  3. He realizado varios cursos para aprender a utilizarlo

Así que no es un gasto extra, ni un programa más que aprender, por lo tanto, no veo motivos para cambiar si así tengo los documentos que necesito para gestionar los proyectos y agilizar el trabajo.

Y tú: ¿Cuáles de estos conoces y cuáles empezarás a usar a partir de hoy? ¿Cuáles son tus documentos imprescindibles para trabajar? ¿Empleas software para freelancer? Muchas gracias por tu comentario.

4 comentarios sobre “Documentos para teletrabajo imprescindibles: ¡Descárgalos!

  1. Un post estupendo, María. Me permito añadir alguna cosilla más:
    Un freelance también es:
    – Su propio administrador, community manager y creador de contenidos de su blog o web o cualquier otra forma de presencia en las redes (con el tiempo que ello consume).
    – Quien asiste a los cursos de formación (ya sean sobre programas de ofimática, contabilidad, traducción asistida por ordenador o el software del propio del cliente).
    – Quién se encarga de la exhaustiva investigación documental previa al inicio de cualquier proyecto.
    – Quién a pesar de que el cuerpo solo le pide desplomarse sobre la cama (sobre todo si es una super-mamá-trabajadora) tiene que encontrar un ratito para cuidar las amistades, por simple salud mental, si no quiere terminar hablando sola…
    Un besote, María

    1. ¡Qué alegría que estés de nuevo por aquí!
      Creo que la lista de tareas que realiza un freelance no termina nunca, si por mí fuera incluso dormiría con el PC al lado y, seguro que, entre sueño y sueño, encontraría alguna cosilla que ir haciendo.
      Y hablando de maternidad, siempre digo que yo no sabía lo que era la auténtica productividad hasta que me convertí en mamá: ¡Qué forma de exprimir cada minuto!
      Besos

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