En una sociedad digitalizada, cambiante y exigente, los modelos más típicos de empresas han tenido que evolucionar para adaptarse, y uno de los aspectos más sencillos para comprobarlo es el crecimiento de los freelancers.

Los trabajadores autónomos en remoto eran un tipo de trabajador impensable hace unos años, cuando la aspiración más normal era el trabajo fijo en empresas; sin embargo, ahora ser freelance es una aspiración de muchos trabajadores, incluso de aquellos que tiene un contrato indefinido.

Y es que el mercado laboral ha evolucionado mucho en pocos años, y donde antes era imprescindible tener trabajadores, ahora ya no. Las empresas ya no necesitan que sus empleados estén siempre en la sede empresarial, de hecho, para muchas tareas tampoco necesitan tener a un trabajador fijo.

Hoy el trabajo está relacionado con la flexibilidad y con la capacidad para adaptarse a los cambios, por ello, hay que olvidarse de muchas de las cosas que se aprendieron en trabajos anteriores y todo lo que se sabe sobre cómo ser un buen empleado para centrarse en un nuevo objetivo: aprender a trabajar por proyecto.

El éxito del freelance pasa por aprender a trabajar por proyectos

Una de las claves para la transformación de empleado en freelance es, precisamente, saber cómo trabajar por proyecto, un reto que es especialmente importante cuando se trabaja para varios clientes y hay que gestionar varios proyectos de trabajo al mismo tiempo.

Claves para una gestión eficaz de proyectos

Para triunfar como freelancer por cuenta propia, hay muchas cosas que aprender (¡y rápido), pero quizás, una de las más importantes es que, ya no se trabaja de forma continuada y por un único proyecto, sino que a partir de ahora se trata de desarrollar proyectos diferentes, tal vez para varias empresas o clientes.

De la eficacia para desarrollar un proyecto dependerá que el nuevo cliente se convierta en un cliente fidelizado, que envíe más proyectos. Diría que la clave para aprender a trabajar por proyectos está una gestión eficaz del tiempo. Algo que aprendí hace mucho es que:

El cliente quiere un proyecto de la más alta calidad en el menor tiempo posible.

Así que, aprender a trabajar por proyectos radica básicamente en eso: saber cómo de rápido se puede trabajar sin que ello afecte a los resultados finales. Por ello, hay seis aspectos esenciales en la rutina de un buen freelancer a la hora de afrontar un nuevo proyecto.

Crear un esquema general del proyecto

Cuando un proyecto llega, lo normal es afrontarlo con una mezcla de ilusión y miedo, pero “somos profesionales”, así que, ante el cliente hay que dejar esas emociones a un lado y mostrar una imagen de profesional acostumbrado a gestionar proyectos.

Una buena forma de comenzar es realizar un esquema general del proyecto, indicando todo aquello que se necesitará, los recursos que pueden ayudar, las dificultades o las ventajas que podemos tener… Es una manera de ver el proyecto de una forma más asequible.

En la mayoría de los proyectos en los que he trabajado, me ha ayudado mucho crear un esquema y ponerlo por escrito en papel, ya que me ayuda a pensar y a organizar mi mente para afrontar el nuevo trabajo.

Saber cuál es el punto de partida y cuál el de llegada

Para un freelance, el proyecto es un trabajo; para el cliente del freelance es una forma de solucionar un problema. Y aquí llega una de las claves para triunfar como freelance: un freelance es aquel que no solo tiene en cuenta su formación y su experiencia para desarrollar el proyecto, sino que sabe ubicarlo en un contexto concreto, el de ese cliente.

El proyecto en el que un freelance trabaja es solo una fase de un proyecto empresarial mayor, por ejemplo:

• Presentación de un nuevo proyecto
• Salto digital
• Creación de marca
• Internacionalización
• Adecuación a una nueva legislación
• Y un larguísimo etc.

Por ello, hay que conocer no solo el proyecto, sino también los motivos por los que hay que desarrollarlo, teniendo claro de donde se parte, y cuál es el objetivo final y cuáles son las etapas intermedias; sobre todo, las etapas que se cumplen con la entrega del proyecto.

Dividir grandes proyectos en objetivos concretos

Ahora que el proyecto ya está contextualizado y que existe una idea general sobre el mismo, es el momento de centrarse en el trabajo concreto del freelancer, o sea, en lo que hay que hacer.

Está claro que el objetivo final es acabar el proyecto, pero para ello es buena idea crear objetivos más pequeños y fáciles de lograr.

Dividir los objetivos en tareas diarias

Se trata, de convertir el gran proyecto en algo “factible”, y ahora que ya hay objetivos establecidos, es hora de saber cómo lograrlos, así que hay que identificar las tareas necesarias para ello.

Dependiendo del tipo de proyecto y de su desarrollo, quizás las tareas se tengan de ordenar cronológicamente, o tal vez se puedan desarrollar al mismo tiempo varias, para que el trabajo sea menos monótono. Ello dependerá del tipo de proyecto y también de la forma de trabajar del freelance.

Marcar un plazo de tiempo

El tiempo es un recurso muy valioso, así que lo mejor es aprender a gestionarlo bien. Saber cuánto ocupan las tareas de cada proyecto es importante para poder dar al cliente un plazo de tiempo, sin olvidar que es buena idea dejar algo de tiempo para imprevistos.

Por mi experiencia diría que, tan mala idea es jugar con periodos de tiempo escasos, como demasiado extensos, ya que cuando el plazo de entrega es demasiado amplio con respecto a la magnitud del proyecto, es fácil caer en el “ya lo haré mañana…”.

Dejar márgenes de tiempo para imprevistos o revisión

Aunque los plazos de tiempo demasiado extensos no son una buena opción, sí que es buena idea jugar con algo de tiempo “extra” y calcular el plazo de entrega dejando algo de margen para los muchísimos imprevistos que pueden surgir durante el desarrollo del proyecto.

Entre los que puedo citar porque los he sufrido en primera persona, están:

• Que el PC u otros equipos me den problemas
• Que no haya internet o que la conexión sea más lenta de lo normal
• Que alguno de los sitios web que necesito para trabajar se haya caído
• Que el cliente trabaje con un programa o con una versión del programa incompatible con la mía
• Problemas de edición o formato que retrasan el desarrollo del trabajo

Por eso, tengo la costumbre de indicar plazos de entrega de proyectos algo más extensos de lo que realmente necesito. Además, siempre queda mejor enviar el proyecto concluido antes del plazo de entrega indicado, que tener que pedir días extra por culpa de un imprevisto.

Es normal que un freelance trabaje por proyectos para clientes, así que es más que recomendable aprender a trabajar por proyectos y buscar un sistema eficaz para gestionarlo.

Puede que al principio no parezca necesario, ya que los proyectos son esporádicos y los clientes pocos, pero si se aprende a gestionar bien el trabajo, poco a poco el número de propuestas irá aumentando, y llegará el momento en el que haya que gestionar varios proyectos al mismo tiempo.