Una de las cosas que más me sorprendió de ser freelance fue descubrir que hay muchas las tareas que hacen perder tiempo a un autónomo, aunque más inquietante es pensar que, aunque no se gana dinero con ellas, son tareas que no se pueden evitar.

De hecho, cuando comencé a trabajar desde casa por mi cuenta, una de las cosas que más me sorprendió fue descubrir cuántas horas pasaba delante del PC cada día; sin embargo, las horas que dedicaba a desarrollar proyectos no eran muchas. Con el tiempo, las horas de trabajo fueron aumentando; sin embargo, estas otras tareas también suponían un buen número de horas extra.

¿Cuáles son esas tareas que hacen perder tiempo a un autónomo?

La captación de nuevos clientes

Que sea una actividad clave para que el negocio marche no quiere decir que no consuma horas y horas de esfuerzo.

Desarrollar una buena estrategia para captar clientes es esencial para tener éxito pero para ello es necesario perder el miedo a “picar puerta” algo que se logra con la práctica.

Elaborar presupuestos

Como consecuencia de una buena estrategia de captación de clientes, lo normal es comenzar a recibir solicitudes de colaboraciones y elaboración de presupuesto.

En el mejor de los casos, y con un buen software será una tarea bastante sencilla y rápida, el cliente lo aceptará y se puede empezar a trabajar . Pero, puede ocurrir que:

• el cliente tenga dudas sobre los conceptos, los pagos, las condiciones…
• La iinformación o el material disponible dificulten la tarificacio
• Haya requisitos o características extra
• Al ver el precio haga cambios que obliguen a cambiar el presupuesto
• Incluya nuevos proyectos y haya que rehacer el presupuesto

Ni tan mal si al final se obtiene un sí, pero: ¿y si después de realizar todo el presupuesto que tanto tiempo ha llevado al final la respuesta es un no? No hace mucho de la última vez que me ocurrió:

Un cliente habitual me solicita un presupuesto para un proyecto. El material disponible tenía una calidad pésima, con partes ilegibles, tuve que echar mano de todos mis recursos y de mucha inventiva para hacer un cálculo. Total toda una mañana perdida para un proyecto de unos 600e. Ni 15 minutos tardó el cliente en responderme que, por ese precio, no estaba interesado.

Las revisiones

Continuar el proyecto de otro freelance o que te pidan una revisión de algo que ha hecho otro es una de las tareas más toba tiempo a las que se enfrenta el autónomo.

Sobre todo, porque haya o no haya cosas que corregir, ya desde el principio hay que dedicar un tiempo a valorar el trabajo. Y, además, hay que adaptarse al estilo o la forma de trabajar de otro, así que al final son proyectos que llevan mucho tiempo.

Emails intrascendentes

Digo emails, porque para mí es el medio de comunicación habitual, pero también pueden ser llamadas, WhatsApp, etc.

Leer emails en los que solicitan datos o información complementaria, valorar si realizar esos proyectos “que sólo tardas 5 minutos” y demás es una de las mejores formas de perder tiempo de trabajo.

Emitir facturas

Que sea una de las partes más agradables para un freelance, no quiere decir que no suponga dedicarle tiempo a emitir las facturas. Y cuanto mayor es la cartera de clientes que el autónomo maneja, más tiempo hay que dedicarle.

Para cada cliente hay que emitir una factura que incluya todos los proyectos, sin olvidar situaciones particulares como descuentos o extras.

Además hay que revisar todos los datos de la factura para cerciorarse de que son correctos, sobre todo, datos de las partes, fecha de emisión, número de factura, forma de pago y fecha en la que la factura vence.

Controlar el estado de las cuentas

El tema del cobro de facturas es un clásico dentro de las cosas que hacen perder tiempo a un autónomo; por suerte, la mayoría de pagos están domiliciados o son suscripciones, así que se pasan automáticamente en una fecha concreta. ¡Y ya está el lío montado!

Controlar si los clientes abonan las facturas no es sólo un entretenimiento, sirve para saber si habrá suficiente dinero cuando lleguen los pagos. Cuantos más equilibrios haya que hacer para que no haya descubiertos en las cuentas bancarias más tiempo se pierde.

La declaracion de la renta

Una vez al año, todos tenemos que ajustar las cuentas con el Estado, para eso está la Declaración de la Renta. Los autónomos tienen la obligación de presentarla con independencia de sus ingresos.

Y cuanto mayor sea el volumen de trabajo y más los clientes, más complicado es que el borrador se ajuste a la realidad y que no haya que hacer modificaciones, es frecuente además que haya descuadres entre los importes y las retenciones declaradas por el cliente y el autónomo, lo que supone tener que contactar con el cliente para ver donde está el error y cómo solucionarlo.

Como ejemplo, este año desde que solicité el borrador, hasta que puede presentarlo pasaron dos meses en los que tuve que contactar e intercambiar información y comprobantes con varios de ellos; el retraso fue porque a uno de ellos tuve que enviarle varios avisos antes de que me respondiera, y tampoco es que fuera muy rápido comprobando… El resultado, muchas horas perdidas.

¿Qué hacer para dejar de perder el tiempo si eres autónomo?

Es cierto que son tareas que hacen perder tiemp a un autónomo, pero no se pueden evitar o posponer sin consecuencias. Las únicas opciones para que no resten tiempo de trabajo son:

Asumir cual es la máxima capacidad de trabajo y aprovechar al máximo cada momento

Ningún autónomo tiene la capacidad de dividirse, ni de parar el el tiempo, ni de ralentizar lo… Hay que asumir que se tienen unos límites y que en ellos tienen que tener cabida el trabajo y el resto de actividades.

Buscar ayuda de profesionales

Por suerte, hay tareas que el freelance puede delegar a otros profesionales, lo que supondrá tener que dedicarles menos tiempo, aunque también implican un nuevo gasto.

Cualquier tarea que se delega se tiene que hacer siempre asumiendo que, en cualquier caso, se debe dejar tiempo para supervisar y asegurarsd de que el trabajo es correcto.

Emplear software para freelance

Existe también software que agiliza y simplifica las tareas más rutinarias, lo que supone una ayuda.

El tiempo que se pierde es menos, pero siempre es recomendable controlar que no se comentan errores.

La gestión del tiempo es clave

Siempre me he considerado una persona organizada y que sabía cómo gestionar su tiempo de trabajo de forma efectiva, la maternidad me ha hecho replantearmelo. Ahora que mi tiempo es realmente limitado y que tengo ue exprimir cada tiempo, estoy aprendiendo mucho sobre cómo ser productiva y no pierdo más tiempo del necesario en cada tarea.

El tiempo es uno de los recursos más valiosos que tiene un freelance, por ello es tan importante conocer todas las actividades que se realizan y cuánto tiempo se les destina. Y sobre todo ver si ese tiempo está bien invertido.

Una buena organización y gestión del tiempo logra una mejora de la productividad y, en definitiva, que se pueda dedicar más tiempo a las actividades que “dan dinero” sin que el resto se resientan.

¿Cuál crees que es la tarea “extra” que te hace perder más tiempo como autónomo?