Cómo factura un freelance en España

¿Cómo factura un freelance en España? Esta es la forma correcta para facturar trabajos habituales y trabajos esporádicos por tu cuenta.

¿Cuál es el error en el que un freelance nunca debe caer? No aceptar un proyecto si no tiene muy claro como lo facturará. Sí, ya sé que parece algo obvio, pero teniendo en cuenta el alto volumen de consultas que hay sobre cómo factura un freelance, creo que es algo sobre lo que aun hay más mitos que realidades

Así que ya sea porque nos acabamos de adentrar en el mundo freelance y estamos en busca de nuestro primer proyecto o porque nos acaban de proponer un proyecto freelance que nos interesa, algo en lo que hay que ponerse manos a la obra es en dejarlo todo listo cuando sea el momento de emitir la factura correspondiente.

Emitir facturas como freelance: ¿Por qué deberías hacerlo?

Que saber cómo factura un freelance antes de empezar a serlo es necesario no es un tópico; de hecho, no es solo que sea necesario conocer el proceso, sino que lo realmente importante es poder emitir facturas legales y válidas a clientes por proyectos periódicos y de cifras importantes, pero también facturar trabajos puntuales y de presupuesto bajo.

¿Cuáles son los motivos para prestar atención a cómo se factura cuando eres freelance? Estos tres:

Es la única forma legal de hacerlo

Emitir facturas legales es una obligación de cualquier profesional. Las facturas son un documento esencial para el registro de las entradas de dinero y también para determinar cuáles son los porcentajes que corresponden a las administraciones.

Trabajar en negro cuando eres freelance puede acarrear los mismos problemas con las administraciones que trabajar en negro como autónomo. El primero de estos problemas, y probablemente el más importante, es afrontar una multa considerable.

Los clientes del freelance suelen pedir facturas

El perfil de los freelancers suelen ser empresas. Cuando buscan a un profesional independiente a través de ofertas de empleo o cuándo contactan con un freelance, una parte de la conversación irá dirigida a la facturación y el proceso de pago. De hecho, no es rearo que pregunten directamente «¿Puedes facturar?».

Dar información sobre cómo se factura, sobre la fecha de emisión de la factura y los plazos de pagos es una de las formas más rápidas y efectivas de mostrarse como un profesional que ha facturado los suficientes trabajos como para tener bien controlado todo el proceso.

Es necesaria para solicitar un pago por adelantado

Solicitar el pago por adelantado de una parte de presupuesto del proyecto freelance es una práctica que despierta la curiosidad de muchos freelancers, y aunque me temo que no es una práctica muy extendida, algo que conviene saber es que para solicitar y poder cobrar pagos por adelantado es necesario emitir una factura en la que se indique los términos de este anticipo y los términos del resto del pago.

Cómo factura un freelance en España

Una vez que está clara la importancia de las facturas para gestionar un negocio de forma autónoma, es el momento de descubrir cuáles son las posibilidad de la hora de facturar un trabajo como freelance.

En España existen dos alternativas:

Facturar como freelance autónomo

Estar dado de alta como autónomo en España es la mejor de las formas para poder emitir facturas y realizar todos los trámites y gestiones como trabajador autónomo. En este caso hay que comunicar el alta a la Seguridad Social y a la Agencia Tributaria.

Ser autónomo significa, entre otras cosas, tener que pagar la cuota autónomo, que se domicilia en el banco, una vez al mes, y tener que presentar las declaraciones trimestrales donde, entre otras cosas, se ajusta el IVA que se ha ido recogiendo de cada una de las facturas emitidas.

Existen algunas ventajas para freelancers nuevos en cuanto a pago de cuotas y, además, darse de alta y baja es un proceso sencillo y que se puede repetir tantas veces como se desee a lo largo del año (Y si no se hace más de 5 veces al año, incluso se prorratea el pago por los días de alta); así que son pocos los motivos para no hacerlo

Facturar trabajos esporádicos como freelance

¿Y cómo facturar trabajos muy esporádicos o de importes muy bajos? En este caso, la mejor alternativa son las cooperativas de freelance. En este caso no es el freelance el que factura como tal, sino que lo hace a través de la cooperativa que es la que gestiona todo el proceso de la factura, desde la emisión de esta, hasta el cobro y los trámites con ls administraciones.

El freelance recibe una liquidación en cuenta en la que ya se han descontado:

  • IVA
  • Coste de los días de alta en la Seguridad Social
  • IRPF
  • Impuesto de Sociedades
  • Gastos de gestión de la cooperativa

Las cooperativas de freelance tienen unos estatutos internos que regulan los límites de facturación (anuales o por factura única) permitidos, los días de alta obligatorios según el importe de la factura o los requisitos para poder acceder a prestaciones por desempleo.

Pueden ser una solución temporal para proyectos muy esporádicos o para un freelance que está comenzando, pero teniendo en cuenta el coste el día de alta y el resto de gastos, son un recurso solo útil para situaciones muy concretas. Además, en este tipo de cooperativas descontar gastos es muy complicado y se aplica a muy pocos conceptos.

La factura es un documento muy importante, después de todo es el reflejo del valor del trabajo realizado y el primer paso para el cobro. De ahí que haya que dedicar a la facturación el tiempo necesario para que sea un proceso efectivo dentro de un proyecto como freelance y que se convierta en flujo de dinero constante.

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