Al escribir un espacio pensando en compartir mi experiencia al trabajar en casa, me resultaba imposible no referirme a la gestión de emails como uno de los imprescindibles para mejorar la productividad en el teletrabajo.

Sin la organización que ese sistema me ofrece, me hubiera resultado muy difícil:

• Gestionar a varios clientes
• Organizar el tiempo de forma eficaz con una buena productividad de teletrabajo
• Mantener a cada cliente localizado
• Entregar a tiempo los proyectos.

Por no hablar de la cantidad de situaciones complicada que he resuelto gracias a saber dónde encontrar el correo que contiene la clave para resolver cualquier conflicto…

Sin embargo, hace no mucho, me percaté de que estaba guardando para mí una parte importante del secreto del éxito para trabajar desde casa llevando una buena gestión de clientes y proyectos: mi sistema de gestión de carpetas en el PC.

Mi sistema de gestión de carpetas en el PC. El complemento perfecto para una buena gestión de emails.

Cómo la gestión de carpetas me ayuda a mejorar la productividad en el teletrabajo

El escritorio está despejado

Cuando hay alguien cerca de mí y contempla mi escritorio del PC, hay una expresión frecuente “Qué pocas cosas tienes, ¿no?“. Es cierto, en mi escritorio solo se ven el icono de la papelera de reciclaje, una carpeta para este blog y una carpeta en la que está escrito “Proyectos”. Eso es todo.

Solo en ocasiones muy concretas hay alguna cosa más, pero es porque tiene por destino la papelera, así que su paso por el escritorio va a ser muy breve.

Con esta limpieza de escritorio elimino las pérdidas de tiempo que pueden suponer buscar una carpeta o un cliente entre todos los iconos. Y aunque en el imaginario general, más caos significa más trabajo, en mi caso hay una aparente falta de proyectos ya que no están a la vista. Yo sé que todo el trabajo está en “Proyectos”, y ahí sí que hay un montón de cosas

Cada cliente, una carpeta

Solo que en “Proyectos” tampoco reina el caos. Es fácil localizar qué busco exactamente, porque tiene carpetas y más carpetas. Cada carpeta corresponde al nombre de un cliente con le que trabajo de forma activa, y a ella van los proyectos que realizo con este durante un año. El único elemento que no está en carpeta dentro de cada cliente es el registro de proyectos e importes, que siempre elaboro en Excel.

En el caso de que con el cliente tenga más de un proyecto, o que se trate de un intermediario, la carpeta contendrá varias subcarpetas, cada una con un nombre diferente, que será el mismo que tiene el cliente final o el proyecto.

A cada nuevo cliente con el que se confirma proyecto, carpeta nueva. ¿Y qué pasa cuando dejo de trabajar con un cliente? Que toda la carpeta del cliente pasa a una carpeta llamada “Otros”. Así desaparece de la vista, en la pantalla de proyectos solo veo los trabajos en activo.

Una carpeta para las facturas reduce la pérdida de tiempo

No todas las carpetas son de clientes y proyectos. Hay una carpeta dedicada a las facturas y a otra documentación importante, eso sí, en esta también hay subcarpetas para cada uno de los clientes. A cada una envío la factura en el momento en el que se emite y comprobantes de pago cuando los importes de las facturas han sido abonados.

Año Nuevo, carpeta nueva para mejorar la productividad del teletrabajo

Al concluir un año, es el momento de mirar atrás y comprobar si ha sido un buen año, pero no solo para confirmar si ha habido aumento en el número de clientes y proyectos… También es el momento de mover a una carpeta todos los proyectos del año que se cierra.

La primera vez que realicé este último paso, me sentí un poco absurda. Apenas llevaba un par de meses y las carpetas quedaban muy pobres, sin embargo, ahora me hace gracia mientras preparo la última, ver cómo hay iconos junto a los que se puede leer “2012” o “2013”. ¡Cómo pasa el tiempo!

Gestión de carpetas en el PC. Todas las ventajas

Es fácil encontrar a cada cliente, lo que ayuda a mejorar la productividad del teletrabajo

La gestión de carpetas en el PC no sería de gran utilidad sin la gestión del correo electrónico, pero es el complemento perfecto para dar a cada cliente su lugar y su tiempo y ser más productiva en mi teletrabajo.

Es más sencillo localizar cada proyecto concreto

También me ayuda a encontrar el proyecto en el que estoy trabajando y que aparece en primer lugar en mi planificación diaria enseguida, así que el ahorro de tiempo que me ofrece este sistema es notable, lo que mejora la productividad laboral.

Reduce los riesgos asociados con problemas técnicos

Para alguien que trabaja en casa y para quien el PC es herramienta esencial de trabajo, cambiar el equipo o un problema técnico pueden suponer un verdadero dolor de cabeza. Sin embargo, al tener todo el trabajo en una carpeta única, es sencillo hacer copias, que yo suelo ejecutar de forma periódica, y mover toda la documentación a otros equipos.

¿Y que pasa si la copia más actual es de hace algún tiempo? Bueno, nunca he llegado a tener un problema que me haya hecho perder un trabajo a punto de concluir porque siempre guardo una copia externa al terminar la jornada, pero sí que he tenido problemas menores por pérdida de alguna factura nueva, problemas que se han resuelto buscando la documentación que faltaba entre los emails.

¿Cómo descubrí el sistema de gestión de carpetas?

El sistema de gestión de carpetas en el PC que utilizo no es invención mía, sino herencia de mi último trabajo, aunque está personalizado según mi trabajo y mis necesidades, por lo que creo que puede ser una herramienta útil no solo para aumentar la productividad en el teletrabajo, sino también para empresas u oficinas.

Claro que yo, por ejemplo, no sé si podría hacer mucho solo con la gestión de carpetas en el PC, que considero más bien un complemento de apoyo  del sistema para gestionar el correo, al que he hecho referencia en varias ocasiones en este email.