Aunque trabajo por mi cuenta desde casa, utilizo cosas que aprendí cuando trabajaba fuera. Es más, considero que algunas de las cosas que aprendí trabajando fuera me ha ayudado de forma decisiva para lograr un buen volumen de negocio ahora.

Por ejemplo, uno de los aspectos que más valoro de mi anterior trabajo es todo lo que aprendí sobre gestión de email productiva, que hace que el correo electrónico no sea solo un medio de comunicación, sino una parte esencial en la organización y el desarrollo del trabajo, una auténtica agenda que permite que no se me escape ni un detalle. Adoptar esa forma aprendida para gestionar el correo trabajando como freelance desde casa fue un gran acierto ya que clave para tener trabajo continuamente y, sobre todo, para poder gestionar una cartera de clientes habituales, eventuales y de con nuevas incorporaciones.

Clave en el trabajo en casa: Gestión de email  

Cuando los clientes se conocen solo de forma virtual y por las direcciones de correo, no se les puede poner una cara a las personas con las que se habla, así que no es fácil asociarlas a conversaciones, tareas o proyectos.

Y cuando, además, se gestionan varios encargos a la vez, la situación se puede volver abrumadora:

• ¿Cuánto tenía que entregar tal proyecto?
• ¿Cuál era el presupuesto final que me había confirmado?
• ¿Me envió la confirmación del proyecto?
• ¿Cuáles eran los requisitos específicos que me indicó para esta parte del proyecto?
• ¿Cuáles fueron las condiciones de trabajo acordadas en el último proyecto que me confirmó (hace dos años)?

Estas preguntas y otras similares son frecuentes trabajando en casa y llevando varios proyectos a la vez. ¿Qué hubiera sido de mí sin mi sistema para gestionar el correo electrónico trabajando como freelance desde casa? No es difícil intuir que no me hubiera ido muy bien, cuando lo considero clave del trabajo desde casa.

Cada cliente, una carpeta de email

Todos, absolutamente todos los servicios de correo electrónico tienen una función que permite administrar los correos por nombres: algunos en forma de “etiquetas”, otros como “carpetas”.

Yo uso dos cuentas de correo electrónico para cuestiones laborales, en cada una de ellas cada cliente que me contacta tiene una carpeta, alguna de ellas con subcarpetas (por nombres de contactos o por tipología de proyectos) y todos los correos que nos intercambiamos van a la carpeta o a la etiqueta que lleva su nombre. Si aparece uno nuevo y llegamos a un acuerdo, creo una nueva carpeta dedicada.

¿Por qué gestionar el correo trabajando como freelance desde casa mediante carpetas?

Porque con tantas cosas en la cabeza como tengo algunos días, se me puede olvidar el precio que calculé para un cliente, los proyectos que le tengo que facturar en un mes, si me envió toda la documentación… ¡Y  mil cosas más!

Pero también porque los clientes son personas, y ellos también pueden tener despistes y preguntarte a qué se refiere tal concepto que aparece en la factura o por qué el precio final es ese y no otro.

Con una buena administración de emails donde todo esté organizado y sea fácil de ver, encontrar la respuesta y reenviarla es muy fácil.

Carpeta para emails importantes

Claro que hay emails que, por la información o por el contenido que incluyen, se van a utilizar en varias ocasiones, por ejemplo, los accesos a información de publicaciones o plataformas privadas de la empresa. Tenerlos en la misma carpeta que el resto de mensajes puede contraproducente… ¡A saber dónde acaba ese mensaje si los intercambios de emails son frecuentes!

Para estas cuestiones, tengo una carpeta con el nombre de “Importante” y en ella almaceno todos estos mensajes.

Mi condición es que a ella solo va lo realmente importante. Cuando deja de ser importante, desaparece de ahí; cuando la información que contiene se actualiza, solo mantengo el email más actual.

La importancia del asunto en cada email

Uno de los aspectos clave para una buena gestión de los emails trabajando desde casa es el asunto de los mismos.

La redacción de asuntos claros y que se refieren a proyectos concretos e incluso con referencias temporales (meses y años) agilizan la comunicación, pero también es fácil localizar uno sin tener que abrirlos todos. Ello supone un gran ahorro de tiempo.

Si el cliente redacta uno sin asunto claro, o lo hace como respuesta a otra cuestión, me autoenvío un mensaje con asunto aclaradoe con toda la conversación para no perderla de vista.

La bandeja de entrada, despejada

¿Cuántos emails se deben tener en la bandeja de entrada? Yo tengo solo uno por cada proyecto en el que estoy trabajando. El email que contiene información sobre plazos de entrega o la confirmación de los detalles.

En mi bandeja de entrada lo habitual es ver dos o tres mensajes, en poquísimas ocasiones son más de diez. De hecho, cuando en la bandeja de entrada se me acumulan los emails, me estreso porque bandeja llena significa muchísimo volumen de trabajo. Así que, de un vistazo, localizo tareas que se puedan realizar con rapidez para despejar la bandeja y poder centrarme en los proyectos importantes.

Ni que decir tiene que una vez que el proyecto está enviado y que el cliente confirma que la entrega es correcta, el email pasa a la carpeta correspondiente. Mi objetivo es que la bandeja de correo quede despejada, ya que ello significará que no hay tareas pendientes de momento.

Un filtro de correo muy restringido

La bandeja de entrada de aspecto profesional la consigo a base de reducir el número de emails, pero también porque utilizo filtros de correo muy restrictivos para que los emails molestos no se convierta en un problema mientras trabajo, a la bandeja de entrada solo lleguen mensajes de contactos. De esta forma evito los problemas de recibir constantemente publicidad, que pasa directamente a la bandeja de SPAM.

Claro que estos filtros tan restrictivos tienen sus desventajas, no en pocas ocasiones me he encontrado mensajes importantes en la bandeja de correo no deseado solo porque el cliente ha cambiado de dirección o porque el envío lo ha hecho alguien que no es mi contacto habitual.

Después de algún que otro sobresalto, me he acostumbrado a revisar de forma periódica también la bandeja de SPAM, para localizar emails importantes, pero también publicidad que sí puede serme interesante. ¡Qué no toda la publicidad por email es mala!

Tener cuentas separadas para lo profesional y lo personal

Un buen consejo para gestionar el correo trabajando como freelance desde casa con éxito es usar diferentes cuentas para trabajo y asuntos personales. ¡Yo lo he intentado, pero no he podido!

Fue un error de cálculo: comencé con un trabajo en casa puntual, así que di mi dirección personal y lo seguí usando un tiempo, hasta que el volumen de trabajo me hizo darme cuenta de que necesitaba una cuenta dedicada a cuestiones profesionales. Con los clientes nuevos es fácil, basta con escribir desde la nueva cuenta y listo, y algunos de los antiguos también se han pasado a la nueva, pero no todos… Por mucho que les he sugerido, pedido, solicitado y hasta “amenazado” con no responder, ahí siguen enviándome los proyectos.

Así que ahí estoy, con dos cuentas abiertas permanentemente, porque tampoco es cuestión de perder buenos clientes por algo tan simple como tener que gestionar dos cuentas a la vez. Un consejo os doy a los que vais a comenzar a trabajar en casa ahora:

Abrir una cuenta de correo electrónico para uso profesional tan pronto como empecéis a funcionar. ¡No cometáis el mismo error que yo!

Adquirir el hábito de gestionar el correo

Este sistema de gestión de emails es uno de mis imprescindibles para trabajar en casa porque me ayuda a organizar mis jornadas y a tener claras cuáles son mis tareas del día.

Por si necesitáis sabes más, aquí tenéis 20 útiles consejos para la gestión del correo electrónico de forma eficaz: http://www.mujeresdeempresa.com/gestion-del-correo-electronico-20-consejos-para-administrar-el-email/

Esta gestión del correo adquirida en mi último trabajo fuera de casa y personalizada según mis necesidades es uno de los mejores regalos que la empresa para la que trabajé me dio y una de las claves para crecer y mantener un trabajo como freelance durante tantos años.