Una de las acciones definitivas para conseguir proyectos de trabajo es saber cómo hacer un presupuesto a un cliente y enviarlo para que lo acepte. Después del proceso de negociación y de que las partes hayan obtenido la información necesaria e indispensable para iniciar una colaboración, si el cliente está conforme y el freelance se compromete a desarrollar el proyecto, lo normal es que el cliente solicite que se elabore un presupuesto.
El presupuesto es un documento que, si bien elaborado y presentado, puede ser clave para conseguir un nuevo cliente o proyecto; pero no solo el aspecto formal influye a la hora de que el cliente acepte el precio y las condiciones; de hecho, y según mi experiencia, son varias las cosas que pueden suceder al enviar un presupuesto a un cliente.
Cómo hacer un presupuesto a un cliente y cómo enviarlo
¿Cómo hacer un presupuesto a un cliente?
Sobre los presupuesto, algo que hay que tener claro es que no es solo una cuestión de dinero, sino una compleja parte que esconde en una cifra, las aspiraciones económicas del freelance y las expectativas que el cliente tiene en el proyecto para el que necesita un profesional externo.
Por ello, el presupuesto debe ser un complejo proceso con varios pasos que explico en este post.
Por su parte, hacer documento con un presupuesto a un cliente es la parte más sencilla de todo el proceso; de hecho, es incluso posible descargar alguno de los muchos modelos de presupuestos disponibles online. ¡Incluso yo tengo uno!
¿Qué ocurrirá al enviarlo?
¿Quieres saber cómo será la relación laboral con un cliente antes de empezar? ¡No necesitas acudir a futurólogos! Enviar presupuestos suele ser más efectivo que leer las estrellas para saber qué tipo de cliente.
El cliente responde con un sí
Al enviar el presupuesto, el cliente tarda poco en responder que sí, que se puede empezar con el proyecto porque el precio y las condiciones han sido aprobadas.
Todo irá sobre ruedas si, además del sí, envía algo de información adicional y que sirva para poder desarrollar el proyecto con éxito. O, por lo menos, muestre disponibilidad para poder resolver cualquier duda o contratiempo durante la elaboración del trabajo.
Aunque el sí simple y directo parece lo ideal, lo cierto es que si el cliente se muestra distante o cortante después del sí, significa que tiene algún tipo de reiticencia y, por lo tanto, será el típico cliente al que le gusta controlarlo todo y que se pasará todo el tiempo haciendo modificaciones y cambios.
El cliente solicita un descuento o una reducción sobre el precio original
El regateo es una práctica muy extendida y que ha llegado al mundo del teletrabajo, donde los clientes siempre buscan rascar algún centimillo que, según el volumen de trabajo, se puede convertir en un gran ahorr.
Ya he reconocido en alguna ocasión que soy poco amiga de hacer descuentos; aunque, teniendo en cuenta cómo está el mercado, valoro la posibilidad si se cumplen dos condiciones:
- Se trata de un cliente habitual y del que sé que es de total confianza
- El volumen del proyecto permite que pueda hacer un descuento
Los descuentos son situaciones excepcionales; por ello, prefiero evitarlas con clientes nuevos.
El cliente indica que trabaja con otras tarifas (y son muy inferiores a las del presupuesto)
Me considero una persona tranquila, paciente y abierta de mente, pero esta es una de esas situaciones que hacen que me hierva la sangre.
Siempre se trata de clientes que parecen buenos, en los que las negociaciones van bien, empresas que parecen sólidas… ¡Y solicitan un presupuesto! Pero una vez que lo reciben, responden que ellos trabajan con una tarifa X, que siempre es muy inferior a la que se ha presentado en el presupuesto.
Si ya trabajan con una tarifa, ¿por qué solicitan un presupuesto? ¿Pretenden conseguirlo aun más barato? ¿O es que buscan que el freelance proponga realizar una parte del trabajo gratis a modo de “prueba”?
A lo largo de mi carrera profesional como freelance me he topado con varias empresas de este tipo y reconozco que, al principio, trabajé con alguna pensando que habría algún tipo de beneficio, pero no, siempre fueron situaciones de las que salí escaldada.
Siempre me he preguntado: ¿Por qué al enviar presupuestos siempre hay clientes que dicen que trabajan con tarifas inferiores, pero nunca con tarifas más altas?
El cliente informa de que las tarifas no se ajustan a su estimación
Al recibir su presupuesto, el cliente considera que es superior a presupuesto que ellos habían calculado para el proyecto y, así lo indican.
En este caso, puede quedar la puerta abierta para que el freelance elabore un nuevo presupuesto o para que ofrezca un descuento (en mi caso, procedo igual que si solicitara un descuento y tengo en cuenta las mismas consideracones.
O, directamente, el cliente rechaza el presupuesto alegando que el precio es muy superior a su estimación y que, de momento, no se pueden permitir hacer esa inversión.
El cliente nunca responde
Un sí, o un no al menos da una idea de hacia donde se encamina el futuro laboral en los próximos días, o semanas, pero: ¿Qué ocurre cuando el silencio es toda la respuesta que se recibe?
¡De todo puede ocurrir!
- Que el no sea un no definitivo
- Que el no, sea un quiero un descuento, así que voy a tensar la cuerda
- Que sea un sí, pero necesitan revisar algo del proyecto y no avisan al freelance
- Que mientras se espera respuesta llegue otro proyecto, y en vista de que no ha habido confirmación, se anticipe y, de repente el freelance se encuentre con dos proyectos
- Que el sí se retrase por cualquier tipo de circunstacia
La verdad es que el silencio siempre me causa cierta inquietud y, en ocasiones, si el cliente es habitual y hay confianza, después de un par de días pregunto, sobre todo, si tengo que elaborar otros presupuestos o entra algún proyecto.
¿Sabéis cual es mi récord? 15 días para confirmar un prespuesto. Estaba aceptado, pero quien debía confirmármelo se fue de viaje de novios y se olvidó de enviar la respuesta antes de irse; así que, después de dos semanas, cuando ya me había olvidado de ese trabajo, me llegó el email de confirmación.
Todo lo que puede ocurrir después de hacer un presupuesto
Podría pensarse que los presupuestos son aburridos… ¡Nada más lejos de la realidad! Detrás de esos documentos hay todo un mundo de situaciones de lo más variopintas y, aunque recibir un sí es lo mejor desde el punto de vista laboral, lo cierto es que se puede aprender mucho por cómo se aceptan o cómo se rechazan presupuestos.