Mientras todo el mundo sueña con la llegada de las vacaciones, yo tiemblo solo de pesar en que el descanso estival se aproxima. Cuando esas fechas se acercan, acumulo un buen número de facturas impagadas y a clientes que ya solo piensan en ultimar detalles y cerrar.

Uno de los grandes misterios del trabajo por cuenta propia en general y del trabajo desde casa en particular es: ¿Por qué al llegar las vacaciones las entradas de dinero caen en picado? No, no tiene nada que ver con un descenso en el número de pedidos. Sin embargo, hay una realidad que ya tengo asumida desde hace años: el trabajo duro y las horas de esfuerzo no tendrán su justa recompensa, al menos no a fin de mes. Lo habitual es que existan facturas pendientes durante largo tiempo y que, incluso, sea necesario activar el protocolo para solicitar y cobrar facturas impagadas.

Cómo cobrar facturas impagadas

Proyectos importantes que llegan con carácter urgente, empresas que empiezan a desarrollar nuevas estrategias y que contactan con freelancers, negocios que implementan cambios que requieren de un trabajador por cuenta propia… Ser freelance abre un mundo de oportunidades para los trabajadores independientes que deciden renunciar a sus vacaciones.

Claro que, cuando el fin de mes se acerca, pero también al finalizar un año; cuando  amigos, clientes y conocidos y conocidos se fugan a sus lugares de origen o a zonas turísticas y la ciudad queda desierta, el único consuelo que queda es recrearse en la cantidad que la cuenta corriente mostrará cuando los clientes empiecen a pagar todos los proyectos que hemos desarrollado durante el último mes. Pero, no, ni siquiera ese consuelo queda…

Mi primer agosto trabajando desde casa por mi cuenta fue muy frustrante. Yo no sabía que era costumbre dejar facturas pendientes para la vuelta de vacaciones, incluso empresas puntualísimas se fueron de vacaciones sin abonarme lo debido. La verdad es que lo consideré algo anecdótico, aunque un año más tarde, cuando la temporada de vacaciones se acercaba y empezaba de nuevo mi preocupación por saber dónde está mi dinero, comprendí que dejar facturas pendientes de pago es habitual en el mundo freelance.

Consejos para cobrar facturas pendientes de pago

Después de unos años, hay algunas estratégicas que he modificado para reducir el caos completo que suponen las vacaciones.

Adelantar la emisión de facturas

Si la mayoría de los meses las facturas las emito entre el 28 de un mes y el 3 del mes siguiente, en temporada de vacaciones, todos los proyectos los facturo en el mismo momento en que me confirman su recepción. Adelanto también los proyectos a largo plazo y emito todas las facturas posibles antes del 20, y las envío antes del 25.

No poner fechas de entrega demasiado próximas a las vacaciones

En verano procuro no programar entregas ni a últimísimos ni a primerísimos.  No solo porque así puedo emitir facturas antes, sino también porque en fechas tan cercanas a vacaciones, los clientes tienen muchas cosas pendientes, las confirmaciones de recepción se retrasa y cualquier comunicación se hace más lenta, y ello significa tener que estar pendiente de muchas más cosas.

Además alguna vez me ha ocurrido que, después de pegarme la «carrera» del siglo a base de echar horas y horas, un par de días antes de la entrega, el cliente me indique que no hay prisa y que tengo hasta la vuelta de vacaciones…

No enviar facturas el 31. No pretender cobrar facturas el día 1

31 de julio. Último día de trabajo, hay que dejar todo lo importante cerrado, lo último de o que preocuparse es de esa factura que llega a media mañana, con los registros cerrados y ya con mentalidad de descanso… En el mejor de los casos se reenviará al departamento de administración donde irá a la lista de pendientes, con suerte se convertirá en algo parecido a una nota mental «Pagar a la vuelta» y, si no, se perderá en alguna parte del proceso de envíos internos de la empresa.

1 de agosto. Con la oficina cerrada, el email que contiene la factura se colocará primera en una larguísima cola de emails de clientes, proveedores, comerciales, publicidad, newsletters… que se irán acumulando en las próximas semanas, como ha llegado el primero, será de los últimos en leerse a la vuelta. Y eso si no acaba en la papelera.

Las facturas que, por el motivo que sea, no se han podido enviar antes, es mejor dejarlas como pendientes para la vuelta, salvo que se tenga la certeza de que alguien las recibirá y las podrá procesar.

Aceptar que el pago de facturas pendientes no está la lista de «cosas pendientes»

No me quejo de la puntualidad en los pagos a lo largo del año. Es algo que no me ha dado muchos quebraderos de cabeza en muchos años, la verdad, excepto en agosto. También es verdad que a hacer más llevadero no saber dónde está mi dinero en vacaciones ayuda mi sistema de ahorros.

Si antes me preocupaba y me desesperaba, hace años que lo asimilé como algo habitual y, simplemente, me despreocupo el dinero no ha llegado, dejó de comprobar cuentas hasta que los clientes empiezan a aparecer. Ya sé volverá cuando las vacaciones terminen.

¿Funcionan estos consejos? Sinceramente, no. Puede que algún pago caiga o que algún cliente se apiade de la situación freelance y emita el pago antes de irse, aunque yo ya tengo asimilado que los meses de vacaciones son temporada de tirar de ahorros.

Asimilar que el pago está entre las prioridades para después de vacaciones

Es difícil controlar el impulso de preguntar dónde está mi dinero en cuanto los clientes empiezan a aparecer por la bandeja de correo con sus solicitudes. Pero la vuelta de vacaciones siempre es un caos en cualquier empresa y, seguramente, en los primeros días tendrán muchos pendientes que consideran prioritarios y, hay que aceptarlo, el pago a los freelance no suele ser una de esas prioridades.

Lo mejor es dejar pasar unos días y después recordar que hay una factura pendiente. En esta situación, el pago no suele ser una preocupación durante mucho tiempo más, porque realizan la gestión con bastante rapidez y en uno o dos días el dinero está por fin en cuenta.

Lo bueno es que, si vacaciones y especialmente agosto, son temporada de descenso de ingresos, septiembre es desde hace años mi mes favorito del año. No hace falta que explique el motivo, ¿verdad?