Claves para solicitar pago por adelantado a los clientes

Solicitar pago por adelantado a los clientes es algo que muy pocos freelancers hacen. Existe cierto miedo a solicitar a un cliente nuevo que haga un desembolso económico antes de comenzar un proyecto de trabajo asignado y para los clientes ya fidelizados es difícil plantear, de repente, que el sistema de cobros se ha modificado y que ahora hay que pagar antes.

En un post anterior escribí sobre los motivos para solicitar que los clientes paguen por adelantado, aunque No creo que haya muchos autónomos que estén en contra de que los proyectos de trabajo se cobren antes de comenzar a trabajar, sobre todo, cuando hay que cubrir gastos que el propio proyecto ocasiona, como gastos de material, equipos o software.

El problema está a la hora de solicitar al cliente que pague por adelantado.

Yo diría que se trata de un problema cultural: no existe la costumbre de pagar por anticipado a un freelance. Curiosamente, entre los problemas que afrontan los freelancers están la morosidad y los impagos (y no lo digo solo yo, que para confirmar lo que todos los autónomos sabemos, se han publicado varios estudios), que ya hacen que su economía sea limitada, si a ello se añaden los gastos por adelantado de un proyecto nuevo, la situación puede volverse realmente complicada.

Cuando un cliente confía en un freelancer, da por sentado que pondrá todos los medios y recursos para realizar un buen trabajo, pero en esta previsión no tiene en cuenta cómo se desenvolvera con los gastos que surgirán durante el desarrollo del trabajo, o si su concentración y su profesionalidad se verán afectadas por la preocupación por un descubierto en la cuenta bancaria.

Cómo solicitar pago por adelantado a los clientes

El pago anticipado es uno más de los aspectos relacionados con la confianza entre el profesional y el freelance, así que: ¿por qué no convertir la solicitud del pago por adelantado como parte de una estrategia para mejorar el perfil profesional? Es decir, dejar de pensar en cobrar un anticipo del trabajo como un último recursos y empezar a plantearlo como una necesidad para desarrollar proyectos de gran calidad, disponiendo de todos los medios y recursos posibles.

Claro que para ello habrá que desarrollar una buena estrategia para gestionar los pagos por adelantado:

Establecer las condiciones de pago

Antes de presentarse como candidato para proyectos freelance, hay que valorar y analizar las características propias de los servicios que se ofrecen y las necesidades económicas para desarrollar cada proyecto (de material, de equipos, de recursos, de formación…).

Cada freelance conoce su negocio y debería saber cuáles son los gastos que afrontará antes incluso de empezar el proyecto. Algunas de las opciones para establecer cómo se realizará el pago y que porcentaje o cantidad se pagará por adelantado podrían ser:

  • Fijar una cantidad concreta con independencia del importe total del presupuesto;
  • Establecer un porcentaje de total presupuestado;
  • Solicitar el pago por adelantado que se calcula de gasto de los recursos necesarios para desarrollar el proyecto (material, software, equipos…);
  • Proponer un sistema de pagos en varias fases (una parte por adelantado, una hacia mitad del proyecto y otra al finalizar, o similares);
  • Etc.

Indicarlo desde el principio

Una vez que el cliente ha decidido dar su proyecto al freelance, es el momento de indicar las condiciones y, junto con el presupuesto y el tiempo de entrega, hay que puntualizar que el pago se hace por adelantado y cuáles son los términos de este pago.

Lo mejor es comentarlo con naturalidad, mostrando que es parte habitual del proceso de contratación.

Documento de colaboración y condiciones de la misma

Uno de los documentos esenciales del freelance es un contrato de colaboración que incluya todas las obligaciones y de derechos de las partes, y en el que se especifique que el pago ser hará adelantando una parte del dinero, e indicando los términos concretos de este adelanto.

Este documento ayuda a crear una imagen profesional y a dar un marcó de protección para ambas partes. De hecho, son muchos los clientes que solicitan al trabajador que es envíe un documento de colaboración como parte del proceso de contratación.

En cualquier caso, lo mejor es que, antes de enviar el contrato de colaboración, el cliente ya esté informado sobre el contenido más importante, como el pago por adelantado, las condiciones en caso de cancelación por parte del cliente, qué sucede si el freelance no cumple con los plazos…

Emitir factura en el mismo momento en el que el cliente ha aceptado el proyecto

Una vez que el cliente haya firmado el contrato de colaboración, es el momento de emitir la factura por el total del proyecto. En las observaciones se debe indicar que se realizará un pago por adelantado, indicando la cantidad o el porcentaje al que corresponde.

En caso de que haya varios pagos, se indicará la fecha o el plazo de cada uno de los, así como las cantidades que habrá que satisfacer en cada ocasión.

Algunos consejos extra para solicitar pagos por adelantado

El pago por adelantado puede ayudar a crear una imagen de profesional que conoce su trabajo y el valor de la actividad que desarrolla, pero es solo una parte. La imagen profesional se construye sobre todo con un trabajo de calidad, cumpliendo tiempos y condiciones con cada cliente, con formación y experiencia aplicados a cada proyecto…

Asegurarse de que el cliente lo tiene claro

Los cambios de últimos minuto o la información oculta (no decir nada sobre la forma de pago hasta enviar el contrato, por ejemplo) no gustan a los clientes (a nadie le gustan).

Este tipo de estrategias restan profesionalidad y minan la confianza que el cliente ha depositado en el freelance y, en el peor de los casos, pueden hacer que el cliente decida no continuar con el proyecto.

Por ello, es mejor asegurarse de que el cliente tiene toda la información sobre la forma de pago clara.

Comunicación por escrito

Una de las claves del negocio por cuenta propia online es una buena gestión de las comunicaciones por escrito, lo que incluye los comprobantes de que la información se ha enviado y se ha recibido.

Dicho de otra forma: siempre que sea posible, hay que guardar emails y otras comunicaciones por escrito que muestren que el cliente acepto las condiciones de pago. Y, por supuesto, es importante almacenar correctamente el contrato de colaboración.

Quizás sea hora de empezar a cambiar la forma de gestionar los cobros y de convertir el pago por adelantado a los clientes como algo necesario para desarrollar el proyecto con la calidad que los clientes esperan.

Y tú: ¿Eres de los que solicita pago por adelantado a los clientes? ¿Crees el pago anticipado debería ser parte normal de proceso de contratación de un freelancer? Te animo a que des tu opinión en un comentario.