Cosas imprescindibles para trabajar en casa

Documentos para freelance para descargar

cinco de los documentos para freelance para descargar que uso con mis clientes y para gestión interna de mi negocio. ¿No tienes curiosidad por saber cómo son los documentos que yo utilizo?

Quien trabaja desde casa es, al mismo tiempo:

  • El que organiza las tareas y el que hace el trabajo
  • El que contacta con los nuevos clientes y atiende a los clientes ya fidelizados
  • El que gasta, el que lleva las cuentas y el que emite las facturas
  • ¡Y el que limpia la oficina!

Y todo ello, desde la “tranquilidad” del hogar, donde la “ventaja” de la conciliación aporta un montón de tareas extra y la compañía de la familia.

Así que cualquier cosa que permita ahorrar tiempo o agilizar trabajo sin que la imagen profesional salga perjudicada resulta de gran ayuda.

A lo largo de los años, he descubierto que hay documentos para freelance que se usan con mucha frecuencia, o que ayudan a organizarse y, en definitiva, tenerlos a mano significa ahorrar mucho tiempo y, al mismo tiempo, con ellos se mejora la imagen profesional.

De hecho, hay cinco documentos que considero básicos para el desarrollo de mi actividad.

5 Documentos para freelance para descargar

Citar cada uno de los documentos para freelance que son imprescindibles para mí y describir su contenido y sus principales ventajas estaría bien, pero me parece mucho más práctico que sean documentos para descargar, ¿o no?

Así que aquí están, para ver y utilizar a golpe de clic, cinco de los documentos para freelance para descargar que uso con mis clientes y para gestión interna de mi negocio. Todos y cada uno de ellos se pueden personalizar después de descargarlos.

¿No tienes curiosidad por saber cómo son los documentos que yo utilizo?

Presupuesto

Cuando un cliente solicita los servicios de un freelance, lo más normal es que comience por buscar información sobre sus tarifas y su forma de trabajar.

Una buena estrategia para captar clientes es concertar una entrevista con el cliente para conocer un poco mejor qué es lo que necesita y por qué quiere colaborar con un freelance. A partir de la información obtenida se elabora un presupuesto a medida que incluye, junto con los honorarios, las características del trabajo y las condiciones de la colaboración.

Haz clic para descargar un modelo de presupuesto.

Contrato de colaboración

El must have de los documentos que todo freelance debería tener siempre listo para cuando un cliente da el “SÍ” a un presupuesto.

Además de ofrecer una imagen profesional, ofrece cierta seguridad de que se cumpliran los acuerdos pactados tanto l freelance como al cliente. De hecho, son muchos los clientes que, en fase de solicitud de presupuesto, ya solicitan el freelance que prepare un contrato de colaboración, así que si ya está redactado y se utiliza con todos los clientes, el proceso será aún más rápido.

Pincha aquí para descarga modelo de contrato de prestación de servicios como freelance aquí 

Documento de control de proyectos por cliente

Cuando se maneja una cartera de varios clientes, y a cada uno se les gestiona una cantidad distinta de proyectos, a fin de mes puede ser un auténtico jaleo saber qué hay que facturar a cada cliente.

Lo mejor es tener un documento exclusivo para cada cliente en el que se anota nombre de proyecto, fecha de entrega, precio, y cualquier observación que haya que tener en cuenta al emitir la factura. A llegar el momento de emitir facturas, toda la información está ahí recogida y lista para usarla.

Haciendo clic aquí podrás descargar un documento muy útil para saber qué servicios has de facturar a cada cliente.

Modelo de factura

La más simpática o de las hojas para un freelance es la factura, un documento formal de solicitud de pago de los honorarios por los proyectos desarrollados.

Las hay sencillas y elaboradas, clásicas y modernas… Su estilo dependerá del estilo personal del freelance, de la actividad su empresa, de lo que quiera gastar en diseñar una,… Aunque todas deben tener:

  • Número de factura
  • Fecha
  • Datos del freelance y datos del cliente
  • Conceptos e importes
  • Impuestos
  • Forma de pago

Este es el modelo de factura que yo uso para mis clientes: ¡Descárgala!

Lista de facturas

Ojalá fuera tan sencillo como enviar la factura, recibir el pago y olvidarse, pero como:

  • Unas facturas se cobran antes que otras
  • Hay que dar cuenta a las administraciones de las facturas
  • Una parte de cada factura va a las administraciones
  • Viene bien saber cuanto se gana y detectar periodos de aumento o descenso de los ingresos

Un documento de control de facturas es el lugar perfecto en el que tenerlo todo claro de un solo vistazo. Lo único que hay que tener en cuenta es que hay que ser metódico para anotar la fecha en la que se cobran las facturas.

En mi caso, organizo las facturas por trimestres por motivos prácticos.

Con un solo clic puedes descarga un documento para ayudarte a gestionar el estado de las facturas

Con unos pequeños cambios en los conceptos, este documento se puede emplear también para anotar el dinero que se gasta.

Elaborar un documento de facturación y un documento de control de gastos son una forma sencilla de tener toda la información sobre el estado de salud de la economía del negocio siempre actualizada.

Documentos para trabajar desde casa: ahorran tiempo y esfuerzos

Estos son los documentos para freelance para descargar que yo empleo como parte de mi rutina de trabajo, ya sé que hay software con funciones similares, pero:

  1. Necesito un programa de ofimática para mi trabajo
  2. Pago una suscripción por usarlo
  3. He realizado varios cursos para aprender a utilizarlo

Así que no es un gasto extra, ni un programa más que aprender, por lo tanto, no veo motivos para cambiar si así tengo los documentos que necesito para gestionar los proyectos y agilizar el trabajo.

Y tú: ¿Cuáles de estos conoces y cuáles empezarás a usar a partir de hoy? ¿Cuáles son tus documentos imprescindibles para trabajar? ¿Empleas software para freelancer? Muchas gracias por tu comentario.

3 comentarios

  1. Hola #Jerby:

    ¡Pues tienes toda la razon con lo que “Check” de la entrevista, lo que pasa es que yo no lo uso, porque voy a revelarte uno de mis puntos débiles: me cuesta mucho concetrarme en una conversación si tengo que leer o rellenar un documento, aunque sea por teléfono… Así que, lo que hago es aprovechar que uno de mis puntos fuertes es una excelente memoria para que no se me pase nada, eso, y la experiencia, me van bastante bien. Luego, siempre completo un email con los aspectos relevantes de la conversación (que ya tengo preelaborado) para enviar al cliente. Eso sí, reconozco que, en alguna ocasión, he tenido que escribir algo como “Queda pendiente acordar el tema de…” porque, a pesar de tener una buena memoria, no es infalible.

    Gracias y un saludo

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  2. Hola María

    De pasada, has comentado un documento que no sé qué nombre podría tener, pero le podríamos poner el nombre genérico de ‘Check’.

    En el apartado de Presupuesto, has indicado ‘concertar una entrevista con el cliente para conocer un poco mejor qué es lo que necesita y por qué quiere colaborar con un freelance’.

    Dicha entrevista tendría que hacerse con este documento ‘Check’ para que no se pasase ningún detalle y, además, serviría para cotejar otros documentos similares y así poder analizar cuál es el tipo de cliente más habitual de nuestros servicios.

    Según la RAE, chequear es examinar, controlar o cotejar algo. Y ese algo podría ser un cliente.

    Un abrazo

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