Trabajos fáciles desde casa: secretaria virtual


Por @erikassistant

Si buscas trabajos fáciles para hacer desde casa, te aparecerán los siguientes:

  • Rellenar encuestas
  • Trabajos manuales: montar bolígrafos, pulseras, pendientes y otros accesorios
  • Ensobrar correspondencia
  • Secretarias virtuales

¿Cómo son las ofertas de empleo de secretaria virtual en España?

Si echas un vistazo a estas ofertas en España de asistente virtual, te darás cuenta que aquí lo que se busca son personas respondan el teléfono los 365 días del año, las 24 horas. Es decir, telefonistas.

Cuando te metes en las webs que ofrecen estos servicios, verás que están planteadas casi como un servicio de call center.

empresas secretariado virtual

Me temo que confunden profesiones. No es lo mismo ser secretaria que telefonista. Atención que nadie lo interprete mal y piense que estoy despreciando lo segundo. No es así. Solo apunto que son dos cosas distintas.

Por otro lado, yo siempre me hago la misma pregunta … ¿para qué necesita un pequeño empresario pagar a una telefonista que le tome nota de los recados, si ya tiene el buzón de voz del móvil o el contestador del teléfono fijo? Me parece un gasto tonto jajaja

No soy la única que piensa así. Según las previsiones estadísticas de la Oficina de Empleo de Estados Unidos (que van más adelantados que nosotros), se prevé que el 32,9% de los trabajos de operadores telefónicos desaparezcan entre 2014 y 2024.

¿Qué hacen las secretarias entonces?

Que se diga en esas ofertas de empleo que es un trabajo fácil me desconcierta, aturde y hasta me enfada por dos motivos:

Primero:

Describirlo así lleva implícita la connotación de todos los estereotipos que recaen sobre la profesión de secretaria:

  • Nos limamos las uñas
  • Preparamos cafés
  • Respondemos y filtramos las llamadas telefónicas
  • Nos queremos casar con nuestros jefes

Es decir, la imagen de mujer florero de la oficina y que estamos ahí para hacer bonito.

mujero florero

Que se traslade al mundo digital la idea de que ser secretaria es un trabajo fácil, es lo que me enfada porque se supone que aquí la mentalidad más moderna y no hay tanta ignorancia respecto a nuestras funciones.

Hace muchos años que las secretarias reales y virtuales nos dedicamos a optimizar y planificar el tiempo de la persona a la que reportamos.

Sí, contestar el teléfono es una de nuestras tareas, así como gestionar su calendario, correo electrónico, redactar y/o traducir documentos, preparar presentaciones, discursos e informes, organizar viajes de negocios y eventos de empresa y un millón de cosas más.

Este puesto es uno de los más polivalentes de la empresa.

Segundo:

Según esas ofertas de empleo, parece que cualquiera puede contestar llamadas y transferirlas o pasar avisos. No piden experiencia, formación, etc.

Este es otro gran problema. La atención telefónica es muy importante porque es la puerta de entrada a la empresa y es necesario causar una buena impresión e imagen de empresa a los clientes y potenciales clientes.

No todo el mundo tiene don de gentes para lidiar con llamadas de clientes enfadados. Si me apuras, tampoco todo el mundo tiene capacidad para expresarse bien y de forma elegante.

Cualquiera que haya trabajado en atención al cliente sabe que no es lo que dices, sino cómo lo dices. Utilizar ciertas expresiones o palabras puede enfadar a la persona que tienes al otro lado de la línea.

Por tanto, como mínimo se necesita formación en atención telefónica y algo de experiencia en tratar con personas.Y estos son algunos ejemplos de preguntas de una entrevista de trabajo para secretarias que también conviene tener en cuenta cuando se busca trabajo como virtual assistant.

¿En qué le puede ayudar una asistente virtual a un autónomo o pequeño empresario?

Le puede dar exactamente el mismo apoyo que una secretaria presencial y convertirse del mismo modo en su mano derecha.

Lo único que cambia es la ubicación de su mesa de trabajo y que el despacho de asuntos será por videoconferencia o por teléfono.

Las funciones pueden ser exactamente las mismas que las que he comentado unos párrafos más arriba:

  • Atención al cliente y filtrado de llamadas
  • Gestión de la agenda
  • Planificación de viajes de negocios
  • Escribir documentos, contratos, procedimientos, notas de empresa, etc
  • Preparar presentaciones, reportes e informes
  • Traducción de documentos
  • Marketing: organización de eventos, merchandising, actualización contenidos de páginas webs, gestión de redes sociales, etc
  • Contabilidad: registras facturas, tramitar pagos, gestiones fiscales

Insisto, las funciones de las secretarias reales o virtuales son muy amplias y polivalentes.

¿Cómo son las asistentes virtuales en el mundo?

En otros países como Estados Unidos, Reino Unido, norte de Europa y Australia hay muchas personas que trabajan como asistentes virtuales de forma seria y profesional.

Son contratadas para dar soporte administrativo y ejecutivo a empresarios que no pueden permitirse contratar a alguien que esté físicamente en su despacho u oficina, debido a que no tienen sitio para un puesto físico de trabajo o no pueden pagar los gastos sociales de esta empleada.

También son contratadas como un servicio externalizado en empresas más grandes. O sea, como cuando en España se contrata una gestoría para hacer las nóminas de la empresa.

Se suelen solicitar los siguientes requisitos para ser virtual assistant:

  • Formación en especializada en secretariado ejecutivo
  • Tener un título acreditativo de Virtual Assistant (y para ello tienes que hacer un examen en alguna de las Asociaciones de Asistentes Virtuales que existen)
  • Altas habilidades de comunicación, negociación y ventas
  • Manejo avanzado de varios programas y herramientas que facilitan el trabajo en remoto
  • Por supuesto, dominio de Office, idiomas, etc

Vamos, al contrario que los trabajos fáciles de España, en el extranjero parece que no todo el mundo puede postular a esta actividad.

Ya te imaginarás que, con esos requisitos, las ofertas de trabajo de asistente virtual en el extranjero no son para responder al teléfono como una esclava 24H/7D/365D jajaja

Si buscas, encontrarás que las funciones son principalmente optimizar el tiempo del empresario y después las que te mencioné más arriba.

El salario por estos servicios está en torno a los 12 – 18 USD la hora. Mientras que en España estas empresas de secretariado virtual ofrecen tarifas desde 40 EUR mensuales.

***

¿Pensabas que las secretarias virtuales son telefonistas o sabías que hacen algo más?

Esta es una colaboración. Muchísimas gracias a Erika Martin de Anécdotas de Secretarias por aportar tanta valiosa información. ¡Nos leemos!

8 comentarios en “Trabajos fáciles desde casa: secretaria virtual

    • ¡Hola!

      es que lo de limarnos las uñas 😂 y responder el teléfono son algunos de los estereotipos que llevamos las secretarias a cuestas. Cuando en realidad hacemos de todo.
      El puesto que describo es el de dirección por defecto profesional (soy secretaria de dirección jaja) y también porque entiendo que un autónomo necesita alguien que le dé soporte en todas las tareas descritas y no solo en responder el teléfono.

      Muchas gracias. Besazos

      Le gusta a 2 personas

  1. Genial el artículo chicas! He pasado por varios puestos de Secretaria y te toca hacer de todo! Casi siempre terminas realizando funciones que no te corresponden, al menos en el ámbito presencial esa ha sido mi experiencia y capaz por esa experiencia desisto siquiera buscar esa profesión en el ámbito virtual, aunque no la descarto, pero me resisto jajaja saludos!

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    • Hola Maria Valeria,

      eso que dices es cierto, a las secretarias nos toca hacer de todo. Alguna vez se me ha pasado a mi también por la cabeza lo de ser secretaria virtual pero en seguida lo he descartado, sobre todo, viendo esas ofertas de trabajo.

      Gracias por el comentario. Me alegro de que te haya gustado el post.
      Saludos!

      Le gusta a 1 persona

    • Como bien apuntas, el entorno virtual parece reforzar algunos estereotipos de profesiones, la de secretaria, ya bastante estereotipada, es una de ellas. Así que es un honor tener a un referente como tú poniendo los puntos sobre las íes.

      Por cierto, por mucho que sea un gasto tontísimo me cuesta muy poco imaginar los motivos por los que un autónomo querría tener a alguien que responda a las llamadas mientras está reunido… Postureo!

      Abrazo!

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