Gestionar el correo trabajando como freelance desde casa


Trabajo por mi cuenta  desde mi domicilio. Eso ya lo sabéis. Pero aunque ahora trabajo como freelance desde casa, eso no significa que no utilice en mi día a día cosas que aprendí cuando trabajaba fuera.

Considero que algunas de las cosas que aprendí trabajando fuera me ha ayudado de forma decisiva para lograr un buen volumen de negocio. Por ejemplo, uno de los aspectos que más valoro de mi anterior trabajo es cómo aprendí a gestionar el correo electrónico de forma sencilla, pero efectiva para que no se me escape ni un detalle.

Considero que la decisión de adoptar esa forma aprendida para gestionar el correo trabajando como freelance desde casa fue un gran acierto, ya que es una de las claves para tener trabajo continuamente y, sobre todo, para poder gestionar una cartera de clientes habituales con nuevas incorporaciones y también con clientes eventurales.

Pero, ¿qué tal si os explico cuál es mi forma de gestionar el correo trabajando como freelance desde casa en lugar de hablar de mi experiencia laboral pasada? Seguro que a vosotros os resultan mucho más interesante conocer mi sistema de gestión, aunque solo sea para inspiraros y crear uno propio a vuestra medida.

Sistema para gestionar el correo trabajando como freelance desde casa. Clave en mi trabajo

Cuando los clientes se conocen solo de forma virtual y por las direcciones de correo y no se les puede poner una cara a las personas con las que se habla, no es fácil asociarlas a conversaciones, tareas o proyectos. Y cuando se gestionan varios encargos a la vez, la situación se puede volver abrumadora.

¿Cuánto tenía que entregar tal proyecto? ¿Cuál era el presupuesto final que me había confirmado? ¿Me envió la confirmación del proyecto? ¿Cuáles eran los requisitos específicos que me indicó para esta parte del proyecto? Estas preguntas y otras similares son frecuentes trabajando en casa y llevando varios proyectos a la vez. ¿Qué hubiera sido de mí sin mi sistema para gestionar el correo trabajando como freelance desde casa?

Cada cliente, una carpeta

Todos, absolutamente todos los servicios de correo electrónico tienen una función que permite administrar los correos por nombres: algunos en forma de “etiquetas”, otros como “carpetas”. Yo actualmente uso dos cuentas de correo electrónico para cuestiones laborales, en cada una de ellas cada cliente que me contacta tiene una carpeta, alguna de ellas con subcarpetas (por nombres de contactos o por tipología de proyectos) y todos los correos que nos intercambiamos van a la carpeta o a la etiqueta que lleva su nombre. Si aparece uno nuevo y llegamos a un acuerdo, creo carpeta dedicada.

¿Que por qué gestionar el correo trabajando como freelance desde casa mediante carpetas? Porque con tantas cosas en la cabeza como tengo algunos días, se me puede olvidar el precio que calculé para un cliente, los proyectos que le tengo que facturar en un mes, si me envió toda la documentación… ¡Y  mil cosas más!

Pero también porque los clientes son personas, y ellos también pueden tener despistes y preguntarte a qué se refiere tal concepto que aparece en la factura o por qué el precio final es ese y no otro. Y con una buena gestión de los correos donde todo esté organizado y sea fácil de ver, encontrar la respuesta y reenviarla es muy fácil.

Carpeta para cuestiones importantes

Claro que hay emails que, por la información o por el contenido que incluyen, se van a utilizar en varias ocasiones, por ejemplo, los accesos a información de publicaciones o plataformas privadas de la empresa. Tenerlos en la misma carpeta que el resto de mensajes puede contraproducente, ¡a saber dónde acaba ese mensaje si los intercambios de emails son frecuentes!

Para estas cuestiones yo tengo una carpeta con el nombre de “Importante” y en ella almaceno todos estos mensajes.

Mi condición es que a ella solo va lo realmente importante. Cuando deja de ser importante, desaparece de ahí; cuando la información que contiene se actualiza, solo mantengo el email más actual.

La importancia del asunto en los mensajes

Uno de los aspectos clave para una buena gestión de los emails trabajando desde casa es el asunto de los mismos. Yo redacto asuntos claros y que se refieren a proyectos concretos o, al menos, incluso referencias temporales (meses y años) para agilizar la comunicación, pero también para que al almacenarlos, tenga claro de hay dentro de cada mensaje sin tener que abrirlo.

Si el cliente redacta uno sin asunto claro o lo hace como respuesta a otra cuestión, me autoenvío un mensaje con toda la conversación para no perderla de vista.

La bandeja de entrada, despejada

¿Cuántos emails se deben tener en la bandeja de entrada? Yo tengo solo uno por cada proyecto en el que estoy trabajando. El email que contiene información sobre plazos de entrega o la confirmación de los detalles.

En mi bandeja de entrada lo habitual es ver dos o tres mensajes, en poquísimas ocasiones son más de diez.

De hecho, cuando en la bandeja de entrada se me acumulan los emails, me estreso porque para mí, bandeja llena significa muchísimo volumen de trabajo. Así que de un vistazo procuro localizar tareas que se puedan realizar con rapidez para despejar la bandeja y poder centrarme en los proyectos importantes.

Ni que decir tiene que una vez que el proyecto está enviado y que el cliente confirma que la entrega es correcta, el email pasa a la carpeta correspondiente. Mi objetivo es que la bandeja de correo quede despejada, ya que ello significará que no hay tareas pendientes de momento.

Un filtro de correo muy restringido

La bandeja de entrada de estilo profesional la consigo a base de reducir el número de emails, pero también porque utilizo filtros de correo muy restrictivos para que a la bandeja de entrada solo lleguen mensajes de contactos. De esta forma evito los problemas de recibir constantemente publicidad, que pasa directamente a la bandeja de SPAM.

Claro que estos filtros tan restrictivos tienen sus desventajas, no en pocas ocasiones me he encontrado mensajes importantes en la bandeja de correo no deseado solo porque el cliente ha cambiado de dirección o porque el envío lo ha hecho alguien que no es mi contacto habitual.

Después de algún que otro sobresalto, me he acostumbrado a revisar de forma periódica también la bandeja de SPAM, para localizar emails importantes, pero también publicidad que sí puede serme interesante. ¡Qué no toda la publicidad por email es mala!

Separar cuentas

Uno de los consejos habituales de quienes saben más sobre esto de gestionar el correo trabajando como freelance desde casa es que se usen cuentas diferentes para trabajo y asuntos personales. ¡Yo lo he intentado, pero no he podido!

Fue un error de cálculo: comencé con un trabajo en casa puntual, así que di mi dirección personal y lo seguí usando un tiempo, hasta que el volumen de trabajo me hizo darme cuenta de que necesitaba una cuenta dedicada a cuestiones profesionales. Con los clientes nuevos es fácil, basta con escribir desde la nueva cuenta y listo, y algunos de los antiguos también se han pasado a la nueva, pero no todos… Por mucho que les he sugerido, pedido, solicitado y hasta “amenazado” con no responder, ahí siguen enviándome los proyectos.

Así que ahí estoy, con dos cuentas abiertas permanentemente, porque tampoco es cuestión de perder buenos clientes por algo tan simple como tener que gestionar dos cuentas a la vez.

Un consejo os doy a los que vais a comenzar a trabajar en casa ahora:

Abrir una cuenta de correo electrónico para uso profesional tan pronto como empecéis a funcionar. ¡No cometáis el mismo error que yo!

Gestionar el correo trabajando como freelance desde casa: Un hábito

Quizás mi sistema os resulte un poco raro, pero para mí este sistema de gestión de emails es uno de mis imprescindibles para trabajar en casa como freelance porque me ayuda a organizar mis jornadas y a tener claras cuáles son mis tareas del día.

Esta gestión del correo adquirida en mi último trabajo fuera de casa y personalizada según mis necesidades es uno de los mejores regalos que la empresa para la que trabajé me dio.

No fue el único porque en ella aprendí muchas cosas (buenas y malas), aunque quizás la mejor fuera descubrir el maravilloso mundo del teletrabajo. Pero de esas cuestiones de trabajar en casa por internet sin fraudes ya encontraré ocasión de hablar.

2 comentarios en “Gestionar el correo trabajando como freelance desde casa

  1. Yo soy un desastre con el correo, tengo mil cuentas por motivos diferentes y cada una con mil cosas, menos mal que hace años decidí tener una cuenta “martir” para registros y aún así es un caos.
    Tu sistema está muy bien, cada cliente por carpeta es lo suyo.
    Un abrazo

    Le gusta a 1 persona

    • Para mí es clave y sin ella no podría hacer ni la mitad de cosas que hago. Me ayuda, sobre todo, a identificar clientes y a desarrollar proyectos. En algún caso me ha servido incluso para resolver malentendidos con encargos y pagos!! Muchas gracias por comentar. Un saludo

      Me gusta

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